目次
① お客様からの問い合わせ内容を個人で管理しているので、社内で誰でも簡単に確認できるようにして、商品やサービスの向上を目指したいとき。
② 紙での決裁書類が現在どこにあり、どこで止まっているのかわからない。また、決裁者の不在や外出が多いので決裁書類がなかなか戻ってこないとき。
③ セキュリティソフトの更新作業がなかなか行われずに、社内のセキュリティ対策に不安を抱えているときに。
④ 現在の会社の現状や担当者の仕事の状況が把握できておらず、お客様の情報が属人化になってしまっているときに。

お客様からの問い合わせ内容を個人で管理しているので、社内で誰でも簡単に確認できるようにして、商品やサービスの向上を目指したいときに。

お客様からのお問い合わせ内容などを個人のExcelファイルなど担当者ごとに管理しているためにお客様のリアルな声が届きずらい。
お客様の意見などを社内で誰でも簡単に共有、確認できる環境を作り、商品やサービスの向上を目指したい会社にオススメなクラウドサービスとは。

google ワークスペース、Microsoft365でワンランク上の情報管理。

どちらもofficeソフトの形式を変えずに、複数人が同時に編集することができ、外出先からでも気軽に情報を確認できます。大きなシステムを導入し、今まで使っていたofficeソフトと使用感が大きく異なると、従業員の利用率や定着率が下がりせっかく導入したシステムが使われなくなってしまう可能性があります。徐々に新しいシステムを導入することが大切です。

紙での決裁書類が現在どこにあり、どこで止まっているのかわからない。また、決裁者の不在や外出が多いので決裁書類がなかなか戻ってこないときに。

決裁書類が期日までに戻ってこないので、仕事に支障をきたす恐れがあります。決裁者の不在が多い場合でも、外出先から決済書類の承認などを行うことができるので仕事をスムーズに進めることができます。こんな悩みにオススメのクラウドサービスとは。

コラボフロー、x-point cloudで業務の流れを見える化。

今まで紙ベースで管理していた申請書類をペーパーレス化させ、承認・決済スピードの迅速化し業務の効率化を目指すことが可能です。また、コラボフローは普段使っているExcelのフォームの見た目そのままに申請フォームを電子化することが可能です。これにより、申請書を標準化することができます。

セキュリティソフトの更新作業が浸透されず、社内PCのセキュリティ対策に不安を抱えているときに。

セキュリティソフトの更新が全くされておらず、セキュリティソフトとしての役割を果たしていない社員の方がいらっしゃるかもしれません。また、セキュリティソフトのライセンスの有効期限切れのまま使い続けている場合もあります。そんな状況にオススメのクラウドサービスとは。

クラウド型セキュリティサービス、ESETクラウドで社内のセキュリティを管理。

クラウド上で、社員のPCの状態を確認することができるようになることで、OSが最新の状態になっているのか。セキュリティソフトの状態は最新のものか。ライセンスの有効期限切れすることなく使い続けることができます。また、万が一社員のPCがウイルスに感染した場合、その情報を迅速にキャッチし、対応することができます。

現在の会社の現状や担当者の仕事の状況が把握できておらず、お客様の情報が属人化になってしまっているときに。

現在会社が抱える案件はどのくらいで、どのくらいの売上や売上見込みがあるのかを明確に把握できていなければ、現状と目標を比べることができません。また、担当者がもつお客様の情報が共有されていなければお客様の現状が把握できない状況に陥ります。これが情報の属人化となってしまいます。これを防ぐためにオススメのクラウドサービスとは。

kintone、プリザンターで情報共有を簡単に実施することができます。

上記のサービスは主にデータの蓄積、共有、分析をすることができます。顧客情報を元にweb上でコミュニケーションを取ることができたり、現在会社が抱えている案件情報などを共有し、そのデータを自社で必要な項目で図や表に変換することも可能となり現状から将来の売上対策に大いに役立ちます。

まとめ

今回、４つの活用シーンから活用できるクラウドサービスをご紹介しました。
どんなシーンにどんなクラウドサービスを活用するのか。活用するポイントを抑えて適切なクラウドサービスを自社で活用しましょう。

私たちは上記に記載したクラウドサービスをお客様へ提供することが可能です。
また、私たちは最後に紹介した【プリザンター】のパートナー企業です。プリザンターの導入、カスタマイズ及びクラウドやオンプレミスの環境構築を提供できます。
さらに、当社はBIフレームワーク「Sharperlight」により、プリザンターと連携したダッシュボード・レポート・自動処理・Excel連携を提供する事により、お客様のローコードDX環境構築を短期間で構築する事が可能です。
お気軽にお問い合わせください。

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１．ワークフローとは？

ワークフローとは、業務（ワーク）における一連のやりとりの流れ（フロー）のこと。

組織の中で複数人が関わる業務を「誰がどのようにスタートさせ判断や処理をし、完了させるのか」をルール化し、処理・進行しています。

このような業務におけるやりとりの流れ、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。

２.ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁などの業務（ワークフロー）を見直し、電子化・自動化したものです。

業務のスピードアップと効率化を実現するだけでなく、業務ルールの順守、情報管理レベル向上の効果も会社の状況により期待することができます。

３．ワークフローシステム導入によるメリット

ワークフローシステムを導入することで以下のメリットが考えられます。

ペーパーレスに伴う紙書類関連コスト削減　　

紙の書類作成の時間を削減
紙書類の管理にかかるコスト削減
時間・費用・管理など様々なコストを削減することが可能になります。

業務処理のスピードアップ

パソコンやスマホからいつでもどこでも申請、承認ができます。
紙管理から解放される事で場所や時間を問わず処理が可能になります。
また、業務の流れが見えるようになるので、処理の滞りの回避も可能です。

内部統制対応

内部統制ではデータに対するアクセス管理がポイントとなります。
ワークフローをシステム化する事で、処理の履歴を残す事で
不正アクセスなどの抑止力にもなります。

４．ワークフローシステム選定の４つのポイント

以前ご紹介した、kintoneなどのグループウェアでもワークフローを行うことができますが、企業の状況によりワークフローの専門システムを利用した方が良い場合もあります。

例えば…

・いつも使っているExcelファイルの見た目のまま使いたい

・印影を表示したい

・決済書類は変更不可にしたい

以上のことはkintoneでは実現が難しい点になります。

このようなワークフローを実現したい場合は、ワークフロー専門のシステムの導入も考えましょう！

どんなワークフロー専門ソフトを選べば良いのか、具体的に５つのポイントで解説します。

見た目が変わらないこと

見慣れた申請書フォームが変わらない事はユーザーにとって安心感があります。

Excelなどを利用して申請業務を行っていた場合、今まで利用していた申請書のフォームをそのまま再現してワークフローシステム化できるのはとても大きなポイントです。

申請者にとっては、システム化への負担軽減になります。

他システムと連携がしやすいこと

ワークフロー処理が完了したデータを他システムへ移動する事で、データの２度打ちや転記ミス、改ざん防止にもつながります。

経費精算系→会計システム連携
文書保管→オンラインストレージ連携

改善対応しやすいこと

ワークフローをシステム化するタイミングで業務フローを確認すると共に
当たり前でやっていた事を見直す事で、業務効率を上げるきっかけになります。

実際に使いながら自社のビジネスに対応できるシステムに改善する。

トライアルができること

無料期間中にまずは使ってみる事が大切です。

できる、できないの判断と、自社に合っているかどうかの判断は別です。

時間と手間がかかってもチェックポイントを絞って自社に合っているのか確認する事が大切です。

まとめ

今回、ワークフローシステムについて解説しましたが、ワークフローの利用用途のどこに軸を置くのかによって選ぶ商品が変わります。

以前ご紹介したサイボウズ社が提供するkintoneもワークフローシステムとして使用することができます。

しかし、自社の状況や重要視する点により、ワークフロー専門システムを導入する方がワークフロー専門の機能を使う事が出来るので、自分たちのやりたい事の実現に近づく可能性があります。

業務のワークフローを見直して自社に合うシステムを選択するのが大切です。

自社に合うシステムを選ぶのが難しいと感じる方は、私たちと一緒に選定しませんか？

以上、クラウドでワークフロー管理！ワークフローシステムを選ぶ４つのポイントを解説！でした。

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