身近なところから出来るクラウド化、電子化として、業務の流れ（ワークフロー）をシステム化させ、今までの申請→承認→決済の中でかかる様々なコストを削減し、業務改善をすることが企業の状況により可能となります。
紙で申請する業務が多い。承認者の不在が多い。
こんな課題を抱える企業におすすめのワークフローシステムの選定のポイントについて解説します。
１．ワークフローとは？
ワークフローとは、業務（ワーク）における一連のやりとりの流れ（フロー）のこと。
組織の中で複数人が関わる業務を「誰がどのようにスタートさせ判断や処理をし、完了させるのか」をルール化し、処理・進行しています。
このような業務におけるやりとりの流れ、またその流れを図式化したものをワークフローと呼びます。
２.ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、申請・承認・決裁などの業務（ワークフロー）を見直し、電子化・自動化したものです。
業務のスピードアップと効率化を実現するだけでなく、業務ルールの順守、情報管理レベル向上の効果も会社の状況により期待することができます。
３．ワークフローシステム導入によるメリット
ワークフローシステムを導入することで以下のメリットが考えられます。
ペーパーレスに伴う紙書類関連コスト削減
紙の書類作成の時間を削減
紙書類の管理にかかるコスト削減
時間・費用・管理など様々なコストを削減することが可能になります。
業務処理のスピードアップ
パソコンやスマホからいつでもどこでも申請、承認ができます。
紙管理から解放される事で場所や時間を問わず処理が可能になります。
また、業務の流れが見えるようになるので、処理の滞りの回避も可能です。
内部統制対応
内部統制ではデータに対するアクセス管理がポイントとなります。
ワークフローをシステム化する事で、処理の履歴を残す事で
不正アクセスなどの抑止力にもなります。
４．ワークフローシステム選定の４つのポイント
以前ご紹介した、kintoneなどのグループウェアでもワークフローを行うことができますが、企業の状況によりワークフローの専門システムを利用した方が良い場合もあります。
例えば…
・いつも使っているExcelファイルの見た目のまま使いたい
・印影を表示したい
・決済書類は変更不可にしたい
以上のことはkintoneでは実現が難しい点になります。
このようなワークフローを実現したい場合は、ワークフロー専門のシステムの導入も考えましょう！
どんなワークフロー専門ソフトを選べば良いのか、具体的に５つのポイントで解説します。
見た目が変わらないこと
見慣れた申請書フォームが変わらない事はユーザーにとって安心感があります。
Excelなどを利用して申請業務を行っていた場合、今まで利用していた申請書のフォームをそのまま再現してワークフローシステム化できるのはとても大きなポイントです。
申請者にとっては、システム化への負担軽減になります。
他システムと連携がしやすいこと
ワークフロー処理が完了したデータを他システムへ移動する事で、データの２度打ちや転記ミス、改ざん防止にもつながります。
経費精算系→会計システム連携
文書保管→オンラインストレージ連携
改善対応しやすいこと
ワークフローをシステム化するタイミングで業務フローを確認すると共に
当たり前でやっていた事を見直す事で、業務効率を上げるきっかけになります。
実際に使いながら自社のビジネスに対応できるシステムに改善する。
トライアルができること
無料期間中にまずは使ってみる事が大切です。
できる、できないの判断と、自社に合っているかどうかの判断は別です。
時間と手間がかかってもチェックポイントを絞って自社に合っているのか確認する事が大切です。
まとめ
今回、ワークフローシステムについて解説しましたが、ワークフローの利用用途のどこに軸を置くのかによって選ぶ商品が変わります。
以前ご紹介したサイボウズ社が提供するkintoneもワークフローシステムとして使用することができます。
しかし、自社の状況や重要視する点により、ワークフロー専門システムを導入する方がワークフロー専門の機能を使う事が出来るので、自分たちのやりたい事の実現に近づく可能性があります。
業務のワークフローを見直して自社に合うシステムを選択するのが大切です。
自社に合うシステムを選ぶのが難しいと感じる方は、私たちと一緒に選定しませんか？
以上、クラウドでワークフロー管理！ワークフローシステムを選ぶ４つのポイントを解説！でした。
月額、年額、従量課金など様々な支払いサイクルの契約管理に対応可能です。
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