改めてご案内しますが、Access 2016 および Access 2019 の延長サポートは、 2025年10月14日 をもって終了となりました。パフォーマンスの低下やセキュリティの脆弱性、そして業務の属人化といった問題は、期限が迫る中で決して無視できない課題です。

 では、これらの課題を乗り越え、より安全で効率的な業務環境を手に入れるにはどうすればよいのでしょうか。今回の後編では、その具体的な解決策として、Accessからの脱却を成功に導くための「スムーズなシステム移行への道筋」を、7つのステップに分けて徹底的に解説していきます。
 また、最後には「当社オススメ Access代替ツール 比較表」、「Access切替無料相談キャンペーン」のご案内もございます。記事と合わせてご活用ください。

Accessからの脱却！スムーズなシステム移行への道筋

 これらのデメリットを解消し、業務の効率化と将来的な拡張性を確保するためには、Accessから最新のシステムへの移行が強く推奨されます。移行によって、パフォーマンスの向上、セキュリティ強化、クラウド・マルチデバイス対応、属人化の解消といった多くのメリットが期待できます。Accessからの移行を成功させる鍵は、計画的なステップにあります。

Step 1: 課題の整理と現状の見直し

 もちろん、現行のAccessシステムをそのまま新しい環境に移行することも可能ですが、移行は絶好の見直しの機会でもあります。せっかく手を加えるのであれば、長年放置されていた業務上の課題もこのタイミングで洗い出し、改善の糸口を探るべきです。データ容量の制約、複数人での利用、コストや属人化など、解決すべきポイントを明確にします。同時に、Accessファイルのバージョンや利用状況、障害の履歴などを整理しておきます。

Step 2: スケジュール計画の策定

 移行にはデータ作業、システム導入、テスト、教育、切り替えなど多くの工程が含まれます。これらの作業を段階的に洗い出し、社内の業務カレンダーや稼働状況と照らし合わせながら、無理のない現実的なスケジュールを設計することが肝要です。サポート終了日から逆算して計画を立てることが重要です。

Step 3: 代替ツールの選定

 Accessの代替としてどのツールを選ぶかは、今後の業務効率やシステムの柔軟性に大きな影響を与える重要な判断です。単に似た機能を持つものを選ぶのではなく、適したツールを見極めることが重要です。場所を選ばない「クラウド型データベース」、専門知識が不要な「ノーコード／ローコードツール」、既存の業務プロセスを自動化する「データ連携ツール」など、多様な選択肢を比較検討します。

Step 4: 新システムの設計

 既存のAccessで構築されたデータ構造や機能を丁寧に分析し、それらを新しいシステム上でどのように再現・改善するかを検討します。ここで業務の流れや使い勝手の面を配慮したり、将来的な事業拡大や機能追加の対応を考えたりすることで、長く運用していくためのシステム設計ができます。

Step 5: 移行作業の計画と実行

 データの抽出・変換・登録といった基本的な移行作業に加え、画面構成や業務機能の再構築といった開発面も含めて、具体的な実施計画を立てて順を追って進めます。データの整合性や品質、重複や欠損などをチェックして、問題点を洗い出すことが重要です。また、合わせて信頼性の高いデータベースへの移行も検討します。

Step 6: 動作確認テスト

 移行したデータや機能、帳票出力や外部連携などが、新しい環境で要件通りに正しく動作するかを徹底的にテストします。実際にシステムを利用する現場の従業員に参加してもらうことが、実用性の高いシステムを構築する上で不可欠です。「使いにくい」「この機能が足りない」といったリアルな意見を反映させる最後の重要な工程です。

Step 7: 本稼働への切り替え

 すべてのテストをクリアし、新システムに問題がないことを確認した上で、正式に運用を開始します。切り替えはゴールではなく、新たな業務改善のスタートです。本稼働後も、定期的にユーザーのフィードバックを受け取り、必要な改善を行っていくことで、移行が一過性で終わらず、持続可能なIT基盤へと成長していきます。

 
 なお、Accessからの移行は複雑なプロセスを伴う上、サポートの終了期限も迫っていることを踏まえると、ツールを提供する企業やシステム開発を専門とする会社に相談することをオススメします。特に、IT専門の部署や担当者がいない中小企業にとっては、自社だけで移行を進めるのは非常に困難です。早い段階で専門家の支援を仰ぐことが、結果として時間とコストを節約し、失敗のリスクを最小限に抑える賢明な選択です。
 もちろんシステムの移行には初期費用がかかりますが、それは将来の安心を買うための費用です。情報漏えいなどの事故で事業が止まってしまうリスクや、『特定の人しか使えない』ことによる無駄をなくし、会社が成長していくための価値ある投資と言えるでしょう。

まとめ

 新しいシステムへの移行は、単なるITインフラの刷新に留まらず、企業のDXを加速させ、未来志向の業務体制を築くための重要な経営判断です。
 サポート終了という明確なタイムリミットが迫る今こそ、Accessに依存した業務環境からの脱却を真剣に検討するタイミングです。企業の安全と成長のために、将来を見据えた持続可能なIT基盤の構築に踏み出しましょう。

 Accessからの移行を具体的に進める上で、最初の関門となるのが移行先の選定です。
 まずは、代替ツールの選択肢を知ることから始めてみませんか?
 そこで、当社より厳選したAccess代替ツール3選を比較できる資料をご用意しました。
 各ツールの特長・得意分野・予算感などを比較して、貴社の具体的な検討を始めるための第一歩としてお役立ていただけます。

 
 さらに、
   ・Accessの将来性に漠然とした不安を感じている
   ・移行が必要なのは分かるが、何から手をつければよいか分からない
   ・これを機に、他のツールとの連携やデータの一元管理も実現したい
といったお悩みを抱える皆様を支援するため、Access切替無料相談キャンペーンを実施しております。専門の技術者を交えたコンサルティングにより、現状の業務課題や運用状況に応じて、最適な移行プランをご提案いたします。まずはお気軽に一歩を踏み出してみませんか？。

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Accessを使い続けることで起きる4つのリスク

 Accessは現在でも、小規模なデータ管理や個人単位での運用においては手軽で扱いやすく、十分に機能するツールです。しかし、事業環境の変化やセキュリティ要件の高まり、ITインフラの進化を踏まえると、サポートが終了したツールを使い続けることが、かえって企業リスクを高めてしまう可能性があります。もちろん、そのまま使い続けることは可能ですが、以下のような深刻なデメリットやリスクが生じることを覚えておきましょう。

1.増大するセキュリティ面でのリスク

 サポートが終了すると、Microsoftからのセキュリティ更新プログラムの提供が完全に止まります。つまり、今後発見されるセキュリティの脆弱性に対しては一切の対処がされず、ウイルス感染や不正アクセスに対して無防備な状態になります。
 悪意のある攻撃者は、こうした無防備なソフトウェアの弱点を格好の標的とし、ウイルスを送り込んだり、社内ネットワークへ不正に侵入したりします。最悪の場合、自社だけでなく、取引先や顧客にも損害が及ぶ可能性があり、信用の失墜などといった事態を引き起こす恐れがあります。「うちは大丈夫」という根拠のない自信が、取り返しのつかない事態を招く危険性をはらんでいます。

2.変化に順応できない非互換な環境

 メインサポートが終了しているAccess 2019以前のバージョンについて、新しい機能の追加や改良は、すでに行われておらず、Microsoftが提供する最新技術の恩恵を受けられません。
 しかし、より深刻なのは、新しいOSや他の製品との互換性が保証されなくなる点です。これにより「PCの入れ替え時にシステムが動かなくなる」「既存システムとの連携が取れなくなる」などのトラブルが発生する可能性が出てきます。結果的に、対応に多くの時間とコストを費やし、業務効率を著しく低下させる要因となります。

3.トラブル時に頼れる支援がなくなる不安

 Accessのサポート終了後は、Microsoftからの技術的な支援や修正対応が一切受けられなくなります。システムに問題が発生しても、公式の解決策を得ることができなくなり、自力で解決するか、取り扱いしてくれる外部の専門業者を探してお願いするしかありません。
 そのため、問題解決や復旧に膨大な時間とコストを要することになります。いざという時に誰にも頼ることができない状態となるリスクが常に付きまとうので、八方塞がりに陥ってしまう前に対策を打って頂きたいです。

4.機能的な制約と進む業務の属人化

 Accessは、もともと小規模なデータ管理や個人使用を想定して設計されたツールです。大量のデータ処理や複数人での同時作業には不向きで、データの整合性が取れなくなったり、処理速度が大きく低下したりすることがあります。
 また、ファイルサイズにも2GBまでという物理的な制限があります。それがネックとなり、ファイル分割や別ファイルへの退避といった無理な運用で対応し続けるしかなくなり、管理がどんどん複雑化してしまいます。使いこなせる特定の担当者だけが業務を抱え込む、いわゆる「属人化」が進んだ結果、その担当者の異動や退職により、システムの維持自体が困難になったり、引き継ぎに大量の時間を要したりすることとなります。

まとめ

 今回取り上げた4つのリスクは、単なるIT部門の問題ではなく、情報漏洩による信用の失墜や、突然の業務停止など、企業の存続そのものを脅かしかねない重大な経営課題です。サポート終了という明確なタイムリミットが迫る今こそ、Accessに依存した業務環境からの脱却を真剣に検討するタイミングです。「まだ動くから大丈夫」と問題を先送りにするのではなく、企業の安全と将来の成長のために、今こそ具体的な対策を講じるべき時ではないでしょうか。

 Accessからの移行を具体的に進める上で、最初の関門となるのが移行先の選定です。
 まずは、代替ツールの選択肢を知ることから始めてみませんか?
 そこで、当社より厳選したAccess代替ツール3選を比較できる資料をご用意しました。
 各ツールの特長・得意分野・予算感などを比較して、貴社の具体的な検討を始めるための第一歩としてお役立ていただけます。

 
 さらに、
   ・Accessの将来性に漠然とした不安を感じている
   ・移行が必要なのは分かるが、何から手をつければよいか分からない
   ・これを機に、他のツールとの連携やデータの一元管理も実現したい
といったお悩みを抱える皆様を支援するため、Access切替無料相談キャンペーンを実施しております。専門の技術者を交えたコンサルティングにより、現状の業務課題や運用状況に応じて、最適な移行プランをご提案いたします。まずはお気軽に一歩を踏み出してみませんか？。

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お客様からの問い合わせ内容を個人で管理しているので、社内で誰でも簡単に確認できるようにして、商品やサービスの向上を目指したいときに。

お客様からのお問い合わせ内容などを個人のExcelファイルなど担当者ごとに管理しているためにお客様のリアルな声が届きずらい。
お客様の意見などを社内で誰でも簡単に共有、確認できる環境を作り、商品やサービスの向上を目指したい会社にオススメなクラウドサービスとは。

google ワークスペース、Microsoft365でワンランク上の情報管理。

どちらもofficeソフトの形式を変えずに、複数人が同時に編集することができ、外出先からでも気軽に情報を確認できます。大きなシステムを導入し、今まで使っていたofficeソフトと使用感が大きく異なると、従業員の利用率や定着率が下がりせっかく導入したシステムが使われなくなってしまう可能性があります。徐々に新しいシステムを導入することが大切です。

紙での決裁書類が現在どこにあり、どこで止まっているのかわからない。また、決裁者の不在や外出が多いので決裁書類がなかなか戻ってこないときに。

決裁書類が期日までに戻ってこないので、仕事に支障をきたす恐れがあります。決裁者の不在が多い場合でも、外出先から決済書類の承認などを行うことができるので仕事をスムーズに進めることができます。こんな悩みにオススメのクラウドサービスとは。

コラボフロー、x-point cloudで業務の流れを見える化。

今まで紙ベースで管理していた申請書類をペーパーレス化させ、承認・決済スピードの迅速化し業務の効率化を目指すことが可能です。また、コラボフローは普段使っているExcelのフォームの見た目そのままに申請フォームを電子化することが可能です。これにより、申請書を標準化することができます。

セキュリティソフトの更新作業が浸透されず、社内PCのセキュリティ対策に不安を抱えているときに。

セキュリティソフトの更新が全くされておらず、セキュリティソフトとしての役割を果たしていない社員の方がいらっしゃるかもしれません。また、セキュリティソフトのライセンスの有効期限切れのまま使い続けている場合もあります。そんな状況にオススメのクラウドサービスとは。

クラウド型セキュリティサービス、ESETクラウドで社内のセキュリティを管理。

クラウド上で、社員のPCの状態を確認することができるようになることで、OSが最新の状態になっているのか。セキュリティソフトの状態は最新のものか。ライセンスの有効期限切れすることなく使い続けることができます。また、万が一社員のPCがウイルスに感染した場合、その情報を迅速にキャッチし、対応することができます。

現在の会社の現状や担当者の仕事の状況が把握できておらず、お客様の情報が属人化になってしまっているときに。

現在会社が抱える案件はどのくらいで、どのくらいの売上や売上見込みがあるのかを明確に把握できていなければ、現状と目標を比べることができません。また、担当者がもつお客様の情報が共有されていなければお客様の現状が把握できない状況に陥ります。これが情報の属人化となってしまいます。これを防ぐためにオススメのクラウドサービスとは。

kintone、プリザンターで情報共有を簡単に実施することができます。

上記のサービスは主にデータの蓄積、共有、分析をすることができます。顧客情報を元にweb上でコミュニケーションを取ることができたり、現在会社が抱えている案件情報などを共有し、そのデータを自社で必要な項目で図や表に変換することも可能となり現状から将来の売上対策に大いに役立ちます。

まとめ

今回、４つの活用シーンから活用できるクラウドサービスをご紹介しました。
どんなシーンにどんなクラウドサービスを活用するのか。活用するポイントを抑えて適切なクラウドサービスを自社で活用しましょう。

私たちは上記に記載したクラウドサービスをお客様へ提供することが可能です。
また、私たちは最後に紹介した【プリザンター】のパートナー企業です。プリザンターの導入、カスタマイズ及びクラウドやオンプレミスの環境構築を提供できます。
さらに、当社はBIフレームワーク「Sharperlight」により、プリザンターと連携したダッシュボード・レポート・自動処理・Excel連携を提供する事により、お客様のローコードDX環境構築を短期間で構築する事が可能です。
お気軽にお問い合わせください。

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現在使っているファイルサーバーは古くなって、動作が遅くなった感じがする。

買い替えたいけれど、最近はクラウドのサーバーも多く販売していて、クラウドがいいのかオンプレミスが良いのかわからない。

こんな疑問にクラウドサーバーに移行するメリット・デメリットを解説します。

本記事の内容

長期的に使っているファイルサーバーの問題点

長期的に使っているファイルサーバーにこんな問題はありませんか？

それは、サーバー内の「不要なファイルの蓄積」です。

辞めてしまった人が残したファイルや共有ファイルにとりあえず格納しておくなど、必要なファイルがどれで、要らないファイルはどれなのか分からなくなってしまいデータが蓄積されてしまいます。

不要なデータも新しいサーバーへ移行させますか？

買い替えや入れ替え(リプレース)の時に、いらないデータまで新しいサーバーへ移動させたくはないですよね？

こんな問題が発生する前に、データをリサイズしたり、こまめな整理や見直しが必要です。

ですが、ファイルサーバーの更新は決して簡単な作業ではありません。

問題が起これば、保存されているファイルを損失し、業務に支障をきたす可能性もあります。

様々なリスクを回避しつつ、安全にファイルサーバーを更新するにはどうすればよいのでしょうか？

自社で解決が難しい問題は、私たちにご相談下さい！

お客様の現状をしっかりと把握し、解決に向けてご提案させていただきます。

クラウドサーバーに移行するメリット・デメリット

オンプレミスのサーバーから、クラウドのファイルサーバーに移行するメリット、デメリットをご紹介します。

クラウドサーバーのメリット・デメリット

メリット

①社外から欲しい情報にアクセスしやすくなる。

本来のオンプレミスの環境では、社外からのアクセスができませんでしたが、クラウドの環境にすることで社外から許可した人だけのアクセスが可能になるので、場所の制限がなくなります。

外出が多く、外出先でデータにアクセスする機会が多い企業ではオンプレミスよりもクラウドのファイル共有サーバーを使ってファイルにアクセスすることにより、仕事がスムーズに行えるのではないでしょうか。

②複数拠点や会社との連携がしやすい

上記にも記載している通り、場所の制限がなくなるので、アクセス権さえあれば、離れている場所からでもデータへアクセスできます。複数拠点や会社間でデータの共有や編集と言った作業が可能になります。

③社内に重要なデータを保管しないで良い

万が一社内で火災などの災害が起こったとき、社内以外の場所にデータを保管することにより、重要なデータを守ることができます。

デメリット

①インターネットを使える環境がなければサービスを利用することができない

インターネットを使える環境でなければクラウドサービスは使えません。

また、オンプレミスのサーバーは社内にサーバーがあるので、通信速度の影響を受けずに使う事ができる一方で、クラウドサーバーは通信速度の影響を受けて欲しい情報をすぐに取り出すことが出来ない場合もあります。

②オンプレミスサーバーより費用がかかってしまう場合がある。

クラウドサービスと良く比較されるときに、初期費用が抑えれるとありますが、長期的にクラウドサービスを利用する場合、オンプレミスサーバーよりも維持費が増える場合があります。

オンプレミスもクラウドも、どちらもメリットとデメリットがあります。

サーバーをリプレースする際には、「時代はクラウドだからクラウドにしよう！」ではなく、クラウドサーバーとオンプレミスサーバーのメリット、デメリットをしっかり把握し自社が重要視する点に合うものを選ぶ必要があります。

また、近年ではクラウドとオンプレミスを両方使う「ハイブリットクラウド」と言う方法もあります。

クラウドサーバーにデータを移行するのは良いですが、移行することによるメリット・デメリットを考えてIT投資を実行しましょう。

主要なクラウドストレージをまとめてみました！

クラウドオンラインストレージのおすすめをまとめてみました。

使うサービスにより、最低3ユーザーからの契約、1ユーザーからの契約が可能など、契約形態はサービスにより様々です。

契約の際には、最低契約するユーザーは何人で、どのくらいの費用がかかり、必要な容量はどのくらいなのかを考えてクラウドストレージを利用しましょう。

以上、ファイルサーバーをクラウドへ移行させたいと考える方へ。クラウドサーバーへ変更するメリット・デメリットをご紹介！でした。

クラウドについての相談はこちらから

オンラインストレージは今回の記事で紹介したもの以外にも幅広くあります。この記事を最後まで読んでくれたあなたへ特別に、自社の状況に合わせて使えるオンラインストレージを無料でご紹介！まずはお気軽にご相談下さい。

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googleのアカウントがあれば、無料で誰でも利用できるメールサービスの1つです。

個人で利用していたり、会社のメールアドレスをgmailにしていたり使い方は様々だと思います。

ですが、どうやって相手に届いているのか？gmailのメールサーバーはどこにあるのか？などは、気にせずgmailを使ってメールのやり取りをしていると思います。

この普段使っているgmailは、無意識で使っているクラウドサービスの1つです。

今回は身近に使っている便利なgoogleの無料で使えるサービスを紹介します！

無料で始める事が出来る身近な「Google」サービス4選

無料で始められるgoogleサービスの利用は「Google Chrome」のブラウザから手軽に始められ便利です。

ブラウザとは何か？オススメのブラウザについて知りたい方。ブラウザでまだInternet Explorerをお使いの方は以下の記事を参考にしてください。

https://iwate-cloud.com/internet-explorer/

google chromeから簡単に無料で使えるおすすめのサービスを4つ紹介いたします。

Google ドライブ

あまり使われていないサービスの１つとしてgoogleドライブがあげられます。googleドライブは写真、動画、ファイルなどをクラウドに安全に保存して共有したい人を指定して共有ができます。また、PCで保存したデータを別な端末からアクセス可能です。こんな便利なサービスが15 GB まで無料で使うことができます。

Google スプレットシート

皆さんも一度は使ったことがあるgoogleスプレッドシートExcelとの違いは、共有しているユーザーとリアルタイムに編集できる点です。複数人で同じプロジェクトを進めてる際に役立ちます。また、編集者同士でリアルタイムなコントのやり取りやチャットもすることができます。

Google Forms

Google Formsは社内アンケートやお客様アンケートを実施するのにとても役に立ちます。また、結果をスプレッドシートに集計することも簡単なので、無料で作成できるアンケートフォームとして活用しやすいツールの一つではないでしょうか。

google gmail

皆さんも一度は使ったことがある有名なサービスとして、gmailがあります。最大の特徴は「@gmail.com」をgoogleアカウントさえあれば、誰でも無料で手軽に使う事ができる点です。このgmailを会社で使うメールアドレスとしている方は、下記に記載する「Googl workspace」を利用する事でgmailで独自のドメインを取得して、使う事ができます。

例）@[会社名].comなど

個人利用の無料googleサービスとGoogle Workspaceの違い

無料で無限に利用できるのであれば皆そのサービスを使いますよね？

当然、無料で利用出来る範囲には限りがあります。

独自ドメインの取得が出来なかったり、使える容量が少ないもしくは足りない場合もあります。

その制限の幅を広くすることができるのが、「Google Workspace」です。

個人利用の無料googleサービスとGoogle Workspaceの違いを見ていきましょう！

gmailやGドライブで利用できる容量を増やすことができる

加入するプランにより、クラウドストレージが30GB～制限なし（必要に応じて料金を払い増やせる）まで利用することができます。

gmaileにカスタムメールアドレスを設定することができます。

本来gmaileでメールを送付すると、＠gmail.comでメールが送付されますが、独自ドメインを設定すると＠[会社名].comなど自社に合うメールアドレスを設定しメールアドレスを送付することができます。

社内で使える共有ドライブが利用可能

Business Standardから社内で使える共有ドライブ機能が利用可能になります。無料プランでは15GBしか使えなかったストレージ容量も2TB利用可能になります。

このように有料版にすることで、今までのサービスを拡張して使う事が出来ます。

まとめ

googleで提供するサービスはまだまだたくさんあります。

「google workspace」では、最初に14日間の試用期間があるので、お試しで利用してみてはいかがでしょうか。

皆さんの仕事に適した使い方が出来れば幸いです。

また、今回の記事で紹介した、「Google Workspace」 の契約代行も承ります！

契約代行サービスの詳細を確認する

以上、中小企業にオススメな無料でつかえる身近なクラウドサービスを紹介！でした。

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