顧客管理や販売管理に、何かしらのシステムやExcelはもう使っている。
それでも、

• 数字を出すのに時間がかかる
• 「これ誰が更新するんだっけ？」となる
• 忙しくなるほど、情報が追いつかなくなる

そんな違和感を感じる場面が、増えていませんか。

とはいえ、

• 新しいシステムを入れるのは大変そう
• 現場が混乱しそう
• 失敗したら戻せない気がする

そう思って、結局「このまま使い続ける」選択をしている会社も少なくありません。

この記事では、
システムを入れ替える前に、今使っている顧客管理・販売管理をどう捉え直せばいいのかその考え方を整理します。

無理に変えなくてもいい。
でも、何も考えずに放置するのは、あとで一番つらくなります。

1. 「このままでいいのかも？」と感じる瞬間

はっきりしたトラブルが起きていなくても、
次のような場面が増えてきたら、それは「仕組みを見直すタイミング」かもしれません。

・必要な数字がすぐに出てこない

売上や顧客数を聞かれても、

• Excelをいくつか開いて
• 担当者に確認して
• 手作業でまとめ直す

そんな流れになっていないでしょうか。

「出せないわけではないけれど、すぐ出ない」状態は、
現場にとってじわじわ負担になります。

・Excel、システム、紙が混在している

• 顧客情報はExcel
• 受注はシステム
• 履歴やメモは紙やメール

それぞれ理由があって始まったものでも、
全体像が見えなくなると管理が難しくなります。

・特定の人しか分からない

「それ○○さんしか分からないんですよね」

この一言が増えてきたら要注意です。
今は回っていても、

• 休みを取れない
• 引き継ぎができない
• 辞めたら困る

という状態になりがちです。

2. 「入れ替える」か「我慢する」しかないと思っていませんか？

多くの会社で、システムの話になると
選択肢が極端な二択になりがちです。

• 今のまま我慢する
• 思い切って全部入れ替える

でも実際には、その間にいくつもの段階があります。

よくある思い込み

• システム見直し＝高額
• 現場が振り回される
• 失敗したら元に戻れない

こうした不安があるのは自然です。
だからこそ、「何を変えるか」ではなく
「今、何が起きているか」を整理するところから始めることが大切です。

3. 既存システムを見直すときの3つの観点

ここでは、
ツールを変えるかどうかを決める前に整理しておきたい視点を紹介します。

ポイントは、
ツールの良し悪しではなく、
「今、どう使われているか」に目を向けることです。

観点①｜業務に合っているか

• 本当に必要な機能は使われているか
• 逆に、足りなくて困っていることは何か

導入当初は合っていても、
業務が変わればズレが出てくるのは普通です。

観点②｜運用できているか

• 誰が入力・更新しているか
• ルールは共有されているか
• 「とりあえず後で」が常態化していないか

ツール自体よりも、
運用の曖昧さが問題になっているケースは非常に多いです。

観点③｜今後も耐えられるか

• 人が増えたらどうなるか
• 業務量が増えたらどうなるか
• 会社の方針が変わったら対応できるか

「今ギリギリ回っている」は、
将来のリスクを含んでいるサインでもあります。

4. 「すぐに入れ替えない」という判断も、立派な改善

見直しをした結果、

• 今のシステムを使い続ける
• ルールや整理だけ先に進める

という結論になることもあります。

それは後ろ向きな判断ではありません。

• 何を変えないかが決まる
• 無駄な導入を避けられる
• 次に動くタイミングが見える

整理したからこそできる判断です。

5. 次の一手を考える

もし「このままでは厳しそう」と感じた場合でも、
いきなり大きく変える必要はありません。

例えば、

• 運用ルールだけを見直す
• 既存ツールの設定を整理する
• 小さな補助ツールを試してみる

小さく試して、合うかどうかを見るという進め方もあります。

ここで初めて、
「別の手段もあるかもしれない」と考えれば十分です。

まとめ｜決める前に整理する

• 動かない判断も一つ
• でも「考えずに放置」は一番つらくなる
• まずは状況を言葉にできる状態をつくる

それだけで、
「このまま使うのか」「何か手を打つのか」
判断のハードルは大きく下がります。

新しいシステムを入れるかどうかは、
その先で考えれば十分です。

Excel管理がもう限界！な方へのおすすめ

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 ITツールの導入を検討し、そのために情報収集を行うと、このような魅力的な言葉が溢れています。その言葉を信じた上で、自社課題を解決すべく「ファイル共有」「顧客管理」「タスク管理」「販売管理」「勤怠管理」「社内コミュニケーション」と次々に新しいツールを立て続けに導入してしまいます。
 しかし、良かれと思ってたくさん導入したはいいものの、

といった声も少なくありません。
 なぜ、"便利ツール"のはずのIT環境が、いつの間にか企業の"足かせ"になってしまうのでしょうか。その疑問と解決策を解説していきます。

ツール乱立が引き起こす「隠れたコスト」

 企業を良くしようとした取り組みが、逆に現場の効率を下げてしまう一番の原因。それは、本来ひとつにつながるべきデータが、ツールごとにバラバラに管理され、“分断された情報” を生み出してしまう点にあります。「部分的に困っている業務ごとに」個別ツールを導入するため、結果として全体最適ではなく“部分最適”の寄せ集めになってしまいます。このツールの乱立は、企業全体の業務効率化という目的から遠ざけるだけでなく、以下のような「隠れたコスト」を生み出す要因となります。

1. データが活きない「入力地獄」

 それぞれのツールに同じようなデータを何度も入力したり、本当に必要なのかも分からないデータを入力したりと、現場の手間が増大します。また、場合によっては、そこで得られたデータをさらに別のツールに入力するなど、二重・三重で負担をかけることもあります。現場からの不平不満が募った結果、データの鮮度が落ち、『使われないツール』と『活かされないデータ』を生み出すこととなります。

2. 業務に寄り添えない「機能の壁」

 ツールの機能が自社の業務に100%マッチすることは、ほぼありません。そのため、導入した後に「思っていた機能と違っていた」「ツールに合わせ、業務フローを変えなければならない」というように、ちょっとしたズレが生じてきます。理想と現実のギャップに、社員がツールの利用を諦めてしまい、高価なツールが放置されるムダな投資となってしまうケースがよくあります。

3. 予算が青天井となる「ライセンスの連鎖」

 ツール単体の価格は安く見えても、業務に必要な機能を満したり、活用したりするために、当初想定していなかった予算が発生することがあります。「2つのツールA・Bのデータを関連付けて活用しようとした場合、Cというライセンスが必要」ということもあります。連携したいだけなのに、上位のライセンスを契約せざるを得ない場合もあるため、想定外の費用が継続的に発生し続けます。

失敗しないツール選びの鍵

 ITツールの乱立を防ぎ、課題解決へ導くために大切なのは、

です。個別の機能に特化したツールをたくさん導入するのではなく、汎用性や柔軟性に優れている"ベースとなるプラットフォーム"を選択し、必要な画面・機能を構築していくことこそが成功のカギとなります。
 この考え方にマッチし、いま注目されているのが、コマーシャルでも見かけるようになった「ローコード開発ツール」です。プログラミングの知識がなくても簡単に構築できたり、フルスクラッチ開発よりも素早く、自社に合ったシステムを開発できるのが魅力です。

 その中でも、弊社で特にオススメしているのが、オープンソースでありながら高い汎用性とカスタマイズ性を持つPleasanter(プリザンター)です。マウス1つで画面の構築ができる分かりやすい操作性や様々な業種や業務内容に応じた豊富なテンプレートも評価されています。Pleasanterは、バラバラだった管理を一つに集約し、ツール乱立による混乱から脱却させ、企業全体のデータを「生きた資産」に変える力を持っています。

まとめ

 ITツールの導入は、あくまで業務効率化を実現するための手段です。目的を見失い、ツールを増やしすぎた結果、かえって効率が落ちてしまっては本末転倒です。「汎用性の高いローコードツールで情報を集約する」という視点に切り替えることで、DX実現に大きく近づきます。

とお悩みの方には、まず現在の業務フローやツールに求める本当の要件を丁寧にヒアリングし、その上で、Pleasanterを活用した仕組みづくりまで、一貫してサポートいたします。

 また、こちらのDX推進のお役立ちツールのカタログでは、Pleasanterの特長以外にも、業務・経営・営業・現場という4つの視点で改善を進めるための各種ツールのご紹介や、弊社の無料DX活用相談会のご案内など、皆様のお役に立つ情報を掲載しています。

 ツール乱立の問題は根深く、自社だけで最適な解決策を見つけるのは、なかなか難しいものです。だからこそ、私たちのような外部の視点を活用してみませんか？本当に効果が出るDXを実現したいとお考えでしたら、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

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Aさん

どのExcelが最新かわからない…

Bさん

また同じお客様が二重登録されてる！

あなたの会社でも、こんなことありませんか？

顧客管理をExcelで始めるのは、ごく自然なことです。
操作しやすく、すぐに使え、初期費用もかかりません。

ただ、取引先や共有メンバーが増えてくると、
「ファイルが増えすぎて管理できない」「共有ルールがバラバラ」など、
Excelの柔軟さが逆に“限界”として現れはじめます。

とはいえ、
「新しいシステムを入れるのはコストも手間も不安…」
という声もよく聞かれます。

この記事では、Excelでの顧客管理に限界を感じている中小企業の担当者が、
無理なく業務改善を進めるための考え方とステップをわかりやすく紹介します。

Excel顧客管理でよくある3つの“限界サイン”

チェックしてみましょう。あなたのExcel管理はいくつ当てはまりますか？

3つ以上当てはまる場合は、Excelの“限界フェーズ”に入りかけているサインです。

Excel自体はとても優れたツールです。
ただし、“個人で使う便利さ”と“組織で運用する仕組み”は本質的に違います。

自由度が高いぶん、入力ルールや更新タイミングを全員で統一するのが難しく、
結果的に「正確な情報がどこにあるかわからない」という矛盾が生まれるのです。

「新しいシステムを入れるしかない」は誤解です

多くの中小企業が、Excelの限界を感じたときに真っ先に考えるのが「システム導入」。
しかし、ここで失敗してしまうケースも少なくありません。

システム導入で失敗する中小企業の共通点

① 課題を整理せず「有名なCRM」を導入してしまう

「営業管理に強いって聞いたから…」「大手も使ってるし安心かと…」

② 導入を“IT担当者まかせ”にしてしまう

「入力が面倒」「手順が合わない」

③ 最初から“完璧な仕組み”を目指してしまう

「最初に全部決めないと後で困る」

比較：「システム導入」と「スモール改善」

現場でできる“小さな業務改善”の進め方

「全部変える」のではなく、“少しずつ整える”ことから始めてみましょう。
ここで紹介する方法は、すべてExcelの延長で実践できる内容です。

1. Excelの構造を整理する

• 「顧客マスタ」「案件管理」「対応履歴」など、目的ごとに分割
• 同じ顧客情報を何度も入力している場合は、マスタ化（参照方式）を検討

2. 入力支援機能を使ってミスを減らす

• 「データの入力規則」＋「プルダウンリスト」で入力ブレを防止
• 「テーブル機能」で自動集計範囲を確保

3. 無料で使えるローコードツールを試す

ポイント：いきなり移行せず、「Excel＋クラウド」で中間段階を試すのがおすすめです。

改善を“続けられる仕組み”にするために

改善は一度で終わりではありません。
“改善を続けられる仕組み”こそが、最終的なゴールです。

相談できる外部パートナーを見つけよう

改善を進めていくと、必ず行き詰まるタイミングがあります。
そんな時こそ、「相談できる相手がいる」ことが重要です。

「自社に合う方法を一緒に考えてくれる」
伴走型の支援会社をパートナーに持つことで、
社内の負担を抑えながら、改善を継続できます。

まとめ：「小さく始めて、続ける」が中小企業の最強戦略

Excelでの顧客管理は“最初の一歩”として理想的です。
ただし、成長とともに“限界サイン”は必ず訪れます。

無理なく業務改善を進めたい方へ

改善を続けていくと、必ず行き詰まるタイミングがあります。
そんな時こそ、「相談できる相手がいる」ことが重要です。

“自分たちだけでは限界かも…”と感じた時が、改善を進めるチャンスです。

「ツール導入の前に、まず整理から始めたい」方のために、
Excelや既存ツールを活かした“スモール改善”の方法を一緒に考えます。

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カスタマーポータルが解決する３つの主要課題

 カスタマーポータルとは、お客様専用のWEBサイトを自動生成する機能です。F-RevoCRMに蓄積された顧客情報に紐づく様々なデータを、お客様自身がWeb上で直接確認できるようになります。従来、訪問や郵送、電話やFAX、メールに頼った顧客対応には、以下のような課題がつきものでした。自社の今の状況と照らし合わせて、カスタマーポータルの導入により得られる効果を想像してみて下さい。

1.書類送付にかかるコストと手間削減

 紙の請求書や見積書を印刷し、封入・郵送する作業は、人件費、印刷代、切手代などのコストがかさむ上、時間も取られます。送付ミスが発生した場合のリカバリーも大変です。また、ダイレクトメールなども、郵便料金の値上げなども相まって、規模を縮小している企業も少なくありません。
  カスタマーポータルで解決！
 F-RevoCRM上のデータを登録するだけで、お客様がいつでもポータルサイトから請求書やその他のドキュメントを確認・ダウンロードできるようになります。これにより、郵送にかかるコストを大幅に削減（80%のコスト削減例も）し、業務効率も向上します。データの差替えも容易になり、書類ミスによるトラブルを防ぎます。ダイレクトメールのような連絡も、一斉配信で情報をお手元に届けることができます。

2.煩雑な問い合わせ対応と情報共有の遅れの解消

電話やメールでの問い合わせ対応は、履歴の記録が難しかったり、担当者以外が状況を把握しにくかったりします。お客様は過去の問い合わせ内容や現在の対応状況を確認しづらく、不安を感じることもあります。また、特定担当者への問い合わせ集中が発生することもあります。
  カスタマーポータルで解決！
 お客様はポータルサイト上から問い合わせ情報（チケット）を、いつでもどこでも登録でき、対応状況や過去の問い合わせもすぐに確認ができます。企業としても、F-RevoCRMと連携し、問い合わせ内容や対応履歴が一元管理されるため、社内での情報共有がスムーズになります。お客様自身でFAQを参照して問題を解決できる環境も提供でき、一次対応窓口をオンライン化することで、担当以外でできる作業は振り分けるなど、担当者の負担軽減にも繋がります。

3.お客様に必要な情報の迅速な提供不足

 顧客に関する契約情報、保有設備、メンテナンス履歴、ドキュメントなどが社内に散在していると、お客様からの問い合わせに対して迅速かつ正確な情報を提供することが難しくなります。お客様から連絡があったのに、担当者しか状況が分からず、てんやわんやした経験は皆様あるのではないでしょうか？
  カスタマーポータルで解決！
 F-RevoCRMに集約されたお客様に関連するあらゆる情報（見積・請求情報、お問合せ情報、契約情報、保有設備・機器情報など）を、カスタマーポータルを通じてリアルタイムで共有できます。これにより、社内での情報共有も促進され、お客様は欲しい情報をいつでも自身のタイミングで確認できることで、顧客満足度の向上に繋がります。

導入による効果まとめ

 カスタマーポータルを導入することにより、

•コスト削減: 書類郵送費や関連業務の効率化による人件費削減。
•業務効率アップ: 書類送付や問い合わせ対応のプロセス改善、社内情報共有の促進。
•顧客満足度向上: 24時間365日いつでもアクセスできる利便性、問い合わせ状況の「見える化」。

といった効果が見込まれます。さらに、オンラインでの顧客接点の重要性が高まる中で、F-RevoCRMのカスタマーポータル機能は大幅なリニューアルも実施されています。より直感的なUI、スマートフォンからの快適なアクセス、きめ細やかな権限設定、個別のお知らせ機能などが強化され、使いやすさが向上しています。今後も、AI連携など、IT･ビジネスのトレンドを踏まえた機能拡充などが予定されており、F-RevoCRMもカスタマーポータルも、日々進化を続けています。

まとめ

 F-RevoCRMのカスタマーポータル機能は、単なる個別の情報公開サイトではありません。顧客情報を軸に各種データを整理し、お客様との様々なやり取りをオンライン上で実現することで、顧客対応業務をスマート化し、企業のコスト削減、業務効率向上、そして何よりお客様との結びつきが強化され、満足度向上に大きく貢献します。
 現在、CRMツールを比較検討されている方は、ぜひこのカスタマーポータル機能にご注目ください。F-RevoCRMのカスタマーポータル機能について、さらに詳しい情報や料金体系などにご興味のある方は、ぜひお気軽にお問合せください。
 実際にF-RevoCRMを導入し、カスタマーポータルにより、顧客との関係を深め、効果を実感できた企業の実用例集を、ダウンロード資料としてご用意しております。F-RevoCRMにご興味を持っていただいた方、効果的なカスタマーポータル使用方法を知りたい方など、皆様にご覧いただきたい資料となっております。ぜひ、以下のフォームよりダウンロード下さい。

 また、こちらの１分動画でもカスタマーポータルについて簡潔にまとめておりますので、ぜひ合わせてご覧ください。

The post DX時代の顧客対応はこれで決まり！F-RevoCRMカスタマーポータル活用術 first appeared on いわてDX&クラウド応援隊.

既に業務システムは導入しているはずなのに、現在進行中の案件の状況を確認する為に複数の業務システムを横断する必要がある。
営業などの現場だけでなく、経理などのバックオフィスや会社上層部でも状況を素早く共有・把握したい。そんな希望を叶える方法があります。
今回は既存の会計システムや顧客管理システムの隙間に「案件管理システム」をちょい足しすることで得られる効果を取り上げます。

社員が獲得した「案件情報」を誰でも見やすい一覧表で簡単管理

会社の売り上げに関わる全てのデータを一元管理することで、現在の会社の状況の素早い把握や部下の仕事の状況など必要な情報の共有が簡単に可能です。既存の業務システムから案件管理に必要な情報を一覧化することで把握できる情報の幅が広がり、データを活用できるようになります。

大量に蓄積されたデータがひと目で分かる

大量のデータから必要なデータだけをピックアップして分かりやすいように表示させることが可能です。会議に必要な資料作成の準備には情報の収集、分析、資料の作成（フォーマットにデータを転記）、印刷といったさまざまな作業が必要です。それらをワンクリックで必要な情報を収集というように集約することが可能です。

１週間に一度、全社員へ「営業レポート」をメールで送付

案件状況を共有することは大切、定期レポートの作成から送信までを自動化することも可能です。
「売上予定-四半期別、部署別」と「案件管理-売上予定、入金予定」の４つの集計されたリアルタイムレポートが毎週月曜日に届きます。このような情報が届くことで、現在の売り上げの状況や部署ごとの現在地点を１週間に一度確認することができるので次に実行する行動が明確になります。

既存の業務システムに「案件管理ツール」をちょい足し活用することで、情報共有のハードルを下げ、データの分析や活用の幅を広げることができます。

1.誰でも簡単に必要な情報を素早く入力&確認

非ＩＴ部門の方でも業務に必要な「案件管理」を素早く実現できます。案件状況に合わせた情報分析も簡単ワンクリックで分析することができます。

2.使いながらの設定変更がいつでも手軽に可能

フルカスタマイズで作成したシステムは修正に専門家へ頼み修正しなければいけませんが、使いながら気になる箇所の設定変更は手軽にいつでも行えます！

3.バラバラな情報を１つにまとめて簡単データ管理

担当者がバラバラに管理しているExcelなどのデータを一つにまとめることで、現在の案件情報や作業状況など常に最新の情報を共有できます。

「まずはお試し」が可能！

Pleasanterを利用するメリットは、既存の業務システムに手を加えずに無料で使い心地や活用できるかを試すことが可能であるところです。Plesanter自体を無料ダウンロードできるうえ、自社の業務で必要な内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。

Pleasanterの機能や活用法は以下記事でさらにご紹介中です！

プリザンターとは？脱ExcelからAI連携まで、無料で始める現場DXの決定版

業種別！プリザンター(Pleasanter)の活用法をご紹介！

さらなる詳細はぜひお問い合わせください。

The post 【Pleasanter活用術】プリザンターで既存の業務システムに機能をちょい足ししてデータを有効活用する方法 first appeared on いわてDX&クラウド応援隊.

デジタル技術を導入することで満足していませんか？ 改善した気になっていませんか？

 既存の業務プロセスを維持したままデジタルに置き換えるのも、素晴らしいことではありますが、決してDX化のゴールではありません。デジタル技術の導入は、あくまでもDXを進めていく上での手段であり、それを最終的な目的とはしてはいけません。デジタル技術を取り入れる中で、業務内容・業務プロセスだけに留まらず、根本的にビジネスモデルから見直し、課題を解決していくのが真のDXです。そのためには、変革するポイントを的確に捉え、そのビジョンに適したデジタル技術を採用し、繰り返しPDCAを回し、会社全体で変革を目指すことが必要です。
 本記事では、DXを4つの分野に分け、各分野において実現するべきテーマやそれを支援するツールをご紹介していきます。最後にお得な情報もございます。ぜひ最後までご覧いただき、少しでもDX成功のきっかけを掴んでいただきたいと思います。

分野別DX解説

1.業務DX

 DXと聞いて、まず真っ先に思い浮かび、最も身近で効果を実感しやすいのは、この分野なのではないでしょうか？日々の業務の中での「ムリ・ムダ・ムラ」を減らすために、システム等を利用するアプローチです。コロナ禍で通常業務が「ムリ」な時期に、リモートワークを利用し、離れた場所でも仕事ができたり会議に参加したりしたのも、業務DXの一種の例とも言えるでしょう。他にも以下のような例が業務DXとして挙げられます。

・　毎日の日報入力をデジタル化　→　わざわざ会社に戻らなくても、スマホ・タブレットから、いつでもどこでも入力できるようになる。
・　タイムカードを廃止し、システムの打刻へ変更　→　毎月の打刻エラーへの対応に追われる時間がなくなり、担当者の負担が減る。
・　報告画面を１つにまとめて、共有　→　同じような報告を何度も入力しなければならない手間を削減することができる。

 そういった業務アプリを初心者でもマウス１つで簡単に作成できるのが「Plaesanter(ﾌﾟﾘｻﾞﾝﾀｰ)」です。社内でバラバラに管理されていたデータを一元管理することで、毎日の活動内容やタスクの進捗状況もリアルタイムで確認できる他、資料など容量の大きいデータの共有にも長けています。また、API連携の利用やカスタマイズにより拡張性が高く、パッケージにないニッチな要件にも対応できる可能性が十分にあります。クラウドだけでなくオンプレミスでの運用も可能で、コスト面でも他のシステムと比べお買い得な印象です。下記記事も合わせてご覧いただき、まずは無料デモ環境でPlaesanterの良さをご体感ください。

2.経営DX

 ITの進歩により、膨大なデータを処理できるようになりましたが、そのデータを眺めているだけでは、何も変化は起こりません。「○○が原因となり、●●が変動する」という因果関係を捉えるためには、データ分析を用いて、グラフなど見やすい形へ可視化することをオススメします。数字だけを見ている場合と分析した結果を見る場合では、関係に気がつくまでの時間に大きな差が生まれることとなります。

・　収集したデータを整理した上で可視化　→　状況を把握し、正確な経営戦略・スピーディーな意思決定へ導く。
・　データという客観的根拠に基づく決断　→　経験や勘に頼らないため、職場のメンバーだけでなく、顧客からも理解されやすい。
・　ExcelやWordなど主要ソフトとの連携　→　普段使い慣れているツールで、高度でかかりやすい分析を誰もが利活用できるようになる。

 Sharperlight(ｼｬｰﾊﾟｰﾗｲﾄ)は、企業に点在する数々のデータに対しシームレスにアクセスし、見やすくグラフ化する機能を有しています。事前に設定しておいたグラフをリアルタイムで一覧表示するダッシュボードにより、各々で必要な情報を素早く手に入れられます。取得した情報をレポートやリマインダーとしてメール共有もできるので、各案件の状況把握やタスクのチェック等にも便利な機能となっています。弊社では、特にPlaesanterとの連携でオススメしております。Plaesanterの苦手とする部分を上手く補い、活用の幅が大きく広がります。

3.営業DX

 以前までの営業活動は、訪問や来店など対面が前提とするものがほとんどでしたが、コロナの影響で、急に非対面のプロセスでの営業活動への転換が求められました。その際に注目を集めたのが、顧客関係管理(CRM)です。優良顧客育成のためのCRMを駆使して、既存の顧客との関係性を深め「ファン」「リピーター」を増やすという営業形態に変化していきました。コロナは落ち着いたものの、マネジメント面や効率改善の一環として、今もなお、重宝されています。

・　担当者に依存していた顧客情報を一元管理　→　これまでの接触歴と最新の顧客情報を元に、ニーズに合った最適な選択ができる。
・　顧客からの問い合わせの窓口を一本化　→　担当に集中していた業務を、担当以外のできる人に振り分けることで、タスクの飽和を防ぐ。
・　部署内外での顧客情報・活動内容の共有　→　タスクの対応漏れのチェックや担当者不在時の対応が可能になることで、満足度の向上につながる。

 CRMをベースにしながら、マーケティングの面でも評価が高いのが「F-RevoCRM(ｴﾌﾚﾎﾞｼｰｱｰﾙｴﾑ)」です。見込み客の段階から、見積・受注・アフターの管理に至るまで、顧客1人1人を軸として管理することで、動向を的確に捉えた提案ができ、顧客獲得・満足度向上に繋がります。また、顧客との情報のやり取りをスムーズにするカスタマーポータルや、よくある質問のへの対応を全員で共有できるFAQなど、営業担当が嬉しい機能が詰まっています。オープンソースでカスタマイズも自由にできるため、貴社の業務に合わせたデータ管理を実現できます。

4.現場DX

 今、貴社での在庫管理はどのように行っていますか？話を伺うと、紙台帳で管理しており、在庫照会の問い合わせに対し、事務所から走って倉庫を確認し、息を切らして折り返しの電話対応するという企業も未だに存在します。いざ棚卸ししてみると在庫数が全く合わなくて、さらに多くの時間を要するという経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？在庫管理に限らず、生産管理・安全管理・品質管理・出荷管理などについても情報共有が円滑に行われることで、早めの対策を講じることができるようになります。

・　在庫情報をデータベース管理　→　現場にいる人間でなくても、いつでも必要に応じて在庫数を確認でき、不足も事前に察知できる。
・　生産管理の中で作業の進捗状況を確認　→　遅れや変更等をリアルタイムでお知らせすることで、作業分担やリードタイム短縮をサポートする。
・　現場での安全チェックにシステム導入　→　カンタンに入力できるだけでなく、写真等の添付で、現場で起きている事象をより正確に伝えることができる。

 現場DXのお供としてご紹介するのは、タブレットシステム作成ソフト「CELL-Plus(ｾﾙﾌﾟﾗｽ)」です。現場に大々的にパソコン導入となると、少しハードルを感じてしまうと思いますが、タブレット端末であれば、充電のスペースを確保できれば問題ありません。画面の作成はMicrosoft Excelのシートの内容をそのまま反映させるだけなので特別な知識は必要なく、タブレットの特性を生かし、写真をそのまま撮影できたり、バーコードリーダーの読込や直接手書き入力できたりする点も特長です。ニーズに合った項目で現場の状況を素早く伝達できるということで、CELL-Plusは様々な業種・様々な用途でご利用されています。

最後に

 「DXしていきましょう」「変革を進めましょう」とは言っても、DX推進を担うIT人材が不足しているのが、今の日本の現状です。それはどの企業も同じで、人材確保のハードルはかなり上がっていることでしょう。そういった状況下であっても、今回ご紹介してきたようなツールやシステムの導入することで、個々の負担を減らし、別の業務に取り組む余裕を生む効果も期待できます。「いつもの日常業務の中から」「自分でもできそうなことから」でも良いと思います。まず一歩踏み出してみましょう。もちろん進めていく中で、上手く行かないことやつまずくこともあると思います。その際はぜひシステムエンジニアリングまでお気軽にお問い合わせください。課題解決へ向け、全力でサポートさせていただきます。

 こちらの記事を最後までご覧いただいた方限定で、DX推進のお役立ちツールを一冊にまとめたカタログを無料でプレゼントいたします。今回ご紹介できなかったシステムの情報や弊社の無料DX活用相談会のご案内など、ステキな情報が満載となっております。

 ぜひ今後のDX推進にご活用頂ければ幸いです。皆様からのお問い合わせを心よりお待ちしております。

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このようなお悩みありませんか？

　・パッケージを使っていて、仕事は進むが会社が良くなると感じられない。
　・仕事で重要な所が手作業になっている。
　・昔、作ったシステムを使っているが今の仕事に合わなくなった。
　・システムを作ってもらった会社が無くなり困っている。
このようなことで悩んでいる方は、まず１度ご相談ください。

ローコードでの開発手順

ローコードを活用してシステムを構築していく場合、以下のような流れで開発が進められます。

ヒアリング

お客様や利用者様とシステムの目的や目標を明確にし、どんな機能や要件が必要なのかを詳細に打合せをさせていただきます。

ご提案＆予算提示

ヒアリングを元にお客様に合ったシステムをご提案させていただき、内容に合った予算を柔軟に調整させていただきます。

作り込み

ローコード開発は専門知識が無くてもマウス操作で業務アプリが手軽に作成できます。

開始

運用開始後も安心して業務に活用できる万全のサポート体制やもっと便利に安心してお使いいただくための各種有償サービスもご用意しています。

予算項目

ローコード開発を実施するにあたり、確保しておかなければならない費用としては、以下のようなものが考えられます。

・ツール費

　様々なツールがあり、初期費用が無料で月額費用が掛かるものから、ライセンス数により費用が変わるものなど、料金プランも様々です。

・構築費

　要望に合わせて機能を実装することができるので、機能によってはプログラミングの必要がある場合もあります。

・サポート費

　ツールによって無償サポートと有償サポートがあります。

最後に

　パッケージでは合わない独自の仕事の仕組みをローコードでカスタマイズしていくことによって、システムの拡張性や柔軟性を高めることにより、将来のDX導入の実現にも繋げられます。

　具体的なお見積りだけでなく、小さなお悩みでのご相談も承ります。お気軽にシステムエンジニアリングまで、お問い合わせください。

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日々の営業活動を見直す

 一言で『効率が良い仕事をしよう』と思っていても、思っているだけでは改善の道は開けてきません。時間や顧客を自らコントロールしていくことで、日々の効率よい活動に繋がっていきます。
 頭では分かっていても、業務量は変わることはありませんし、精神論だけではやはり限界があります。まずは、根本的に業務内容を見なおし、『効率が良い仕事ができる環境を整える』ことから始めましょう。

訪問する目的は定まっていますか?

 時間の使い方の上手い人は、予定と予定の間にあるスキマ時間を有効利用しています。そのために欠かせないのは、やはり事前準備です。日間・週間などのタスクをしっかりこなしつつ、今後の成果に繋げる種を蒔く作業も並行して行っていくため、計画的に活動することが求められます。
 早く営業活動に出ることが目的になって、特に意図のない行き当たりばったりの活動になっていませんか？ 訪問目的のハッキリしていない活動では、肝心の提案がおろそかになり、定期購入や必要なお客様からだけの受注に答えるだけの営業になってしまい、『取引の拡大』というミッションは達成できません。
 『２つの約束の間に、時間があるから、通り道にある○○に訪問しよう』という計画を練った上で、その訪問先に向けても、しっかりと訪問目的を決め、準備をしてから活動に出る。営業活動は、その日の計画から始まっていると言っても、過言ではないと思います。

 時間軸でのスケジューリングを確認するツールとして F-RevoCRM をオススメしております。色で活動項目を設定でき、空いている時間を一目に把握できる他、TODO項目を追加して締め切りや終了時刻の管理も１つの画面で確認することができます。作成した予定表は、スマートフォンと連携することで、手帳代わりとして外出先で閲覧したり、新鮮な記憶で顧客情報を更新したりと、営業マンの事を考えた設計となっております。

日々の報告にムダはありませんか？

 営業に向かう前や帰社後の営業マンの様子を想像してみてください。意外と社内での報告処理に時間を取られている社員、いらっしゃいませんか？自覚ありませんか？
 お客様へ提出する見積もりを準備し、商品やチラシをたくさん抱えて、いざ活動へ…。帰社後には、訪問先や電話での問い合わせに対応し、ひとしきり終わってから本日の活動内容やサポート内容を報告…。気づいたら残業ということも少なくないのではないでしょうか。
 働き方改革という点や仕事へのモチベーションという点でも、決して良いこととは言えないと思います。だからと言って、早く帰るために、本来すべき営業活動の時間を削ってまで、報告の時間を作っていては、元も子もありません。 
 直接営業先に出向くわけではありませんが、報告に費やす時間を短縮、営業活動に集中し、顧客サービスに十分な時間を充てることができれば、顧客の満足度も向上、さらには売上の向上も期待できます。その他にも、同じような内容の報告物・提出物についても、統合した上で、いつでも誰でも見る事ができる環境を構築することで、業務の簡略化が可能になります。

 活動内容の報告も上記で作成した F-RevoCRM の予定表から、入力することが可能です。もちろんスマートフォンからの入力も問題ありません。入力した内容は、取引履歴として紐づけることができる上、雇主の立場としても進捗情報を一元管理が可能で、それを元に個別・顧客別にアドバイスをすることができます。クラウドを活用した添付資料の共有・名刺管理サービスなどの機能も併用して利用しることで、業務改善へ向け、一歩踏み出すことができるのではないでしょうか。

顧客情報の管理はできていますか？

 ルート営業の特徴として、新たなお客様の開拓よりも既存のお客様を守っていく側面の方が大きいという所が挙げられます。すでに取引のあるお客様から継続してお付き合い頂いたり、新しい商品を提案したりすることが中心になります。
 しかし、考えてみてください。頑張ってたくさん入力して蓄えてきた顧客データを、フルで活用できていますか？ そのデータについても、入力する箇所が多すぎたり、細かくて見づらかったりという理由で、必要最小限だけ入力して満足していませんか？
 ルート営業に必要とするデータは、各社で違います。そのため、自社の事業や方針に合った管理方法でないと、日々の活動で得られた情報も、入力自体が億劫になってしまい、情報の更新が滞る要因に発展します。
 また、顧客情報を個別で管理している場合、管理している情報との間で差異が発生したり、引き継ぎの際に正しいデータがどれか分からなくなったりという声も良く伺います。どんなお客様で、どんな商品を、どんな時期に導入してきたかなどの顧客情報を、引き継いだスタッフも正確に把握することが重要です。

 このような場面でも、ぜひ F-RevoCRM をご活用ください。顧客の入力情報は、項目を自由に設定が可能で、会社の形態・業種に合わせて構築し、簡単に入力することができます。『簡単に』という点は非常に重要で、「あとでやろう」「まとめて入力しよう」という感覚に陥るとどうしても後の業務を逼迫し、継続できない一因となるためです。必要な情報をシンプルな画面で見やすく管理することで、未来永劫続いていく、強い企業を築くことができると思います。

最後に

 最後までご覧いただいき、ありがとうございます。見直してみると、それぞれの課題が見えてきたのではないでしょうか。ただし、内容的には、どれも業務改善の範囲の課題で、改善は難しいと思ってしまうかもしれません。それをお手伝いしてくれるのが、顧客管理システムです。我々、システムエンジニアリングでは、各社の課題解決に寄り添い、ニーズに合わせたご提案をさせていただきますので、お気軽にご相談ください。 

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政府や企業のリーダーは「DXが重要だ」と言いますが、すでにパソコンやOfficeソフトを使っていても、これ以上何をするべきか悩んでいる方も多いと思います。今回は、その疑問にお答えします。

DXとは？

簡単に言うと、DXとはデジタル技術を活用して、ビジネスの運営や顧客へのサービスを向上させ、急速に変わる環境で競争力を維持するためのプロセスです。経済産業省では、DXを「データとデジタル技術を活用して、製品やサービス、ビジネスモデルを変革し、競争力を高めること」と定義しています。

DXの重要なポイント

1. ビジネス環境の変化に対応する
   多くの企業が抱える課題として、以下のような点があります。

   • 競争が激しく、似たような商品が多い。
   • 価格競争に巻き込まれている。
   • 熟練した人材が不足しているため、ノウハウが社内に蓄積されない。

2. データとデジタル技術を活用する
   これらの課題を解決するために、企業は次のような方法を取ることができます。

   • 製品そのものを変えるのではなく、ITを活用して新たなサービスを追加し、商品に新たな価値を加える。
   • 低価格の多様なサービスを提供し、それらを組み合わせて収益を上げる。
   • 社内の情報をデジタル化し、すべての社員がアクセスできるようにする。

3. 顧客ニーズに応じた変革
   今日の顧客は、より自由に情報を得たり、商品を選んだりしたいと考えています。例えば、オンラインでの注文や、担当者に依存しない商品情報の提供などがその一例です。

4. 働き方や企業文化の改革
   成功する企業は柔軟性があります。例えば、上司の許可がないと進めない、一部の人しか情報を持っていないといった状況は問題です。DXを通じて、効率的でオープンな環境を作ることが重要です。

5. 競争優位性の確立
   DXの目標は、競合他社よりも良い製品やサービスを提供することではなく、自社の商品を必要とする顧客を作ることです。これにより、競争の激しい市場でも独自のポジションを確立できます。

DXへの投資はどれくらい必要？

DXへの投資額は一概には言えませんが、IT投資は「社員一人あたりにいくらかけ、その結果、どれだけ売上を伸ばせるか」を基準に考えることが大切です。

最後に

DXは単なる一部の施策ではなく、企業全体の変革を意味します。ローコード開発やクラウド技術を活用し、変化に迅速に対応できる環境を整えることが重要です。専門家に相談することも、DXを成功させる鍵になります。

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お客様からの問い合わせ内容を個人で管理しているので、社内で誰でも簡単に確認できるようにして、商品やサービスの向上を目指したいときに。

お客様からのお問い合わせ内容などを個人のExcelファイルなど担当者ごとに管理しているためにお客様のリアルな声が届きずらい。
お客様の意見などを社内で誰でも簡単に共有、確認できる環境を作り、商品やサービスの向上を目指したい会社にオススメなクラウドサービスとは。

google ワークスペース、Microsoft365でワンランク上の情報管理。

どちらもofficeソフトの形式を変えずに、複数人が同時に編集することができ、外出先からでも気軽に情報を確認できます。大きなシステムを導入し、今まで使っていたofficeソフトと使用感が大きく異なると、従業員の利用率や定着率が下がりせっかく導入したシステムが使われなくなってしまう可能性があります。徐々に新しいシステムを導入することが大切です。

紙での決裁書類が現在どこにあり、どこで止まっているのかわからない。また、決裁者の不在や外出が多いので決裁書類がなかなか戻ってこないときに。

決裁書類が期日までに戻ってこないので、仕事に支障をきたす恐れがあります。決裁者の不在が多い場合でも、外出先から決済書類の承認などを行うことができるので仕事をスムーズに進めることができます。こんな悩みにオススメのクラウドサービスとは。

コラボフロー、x-point cloudで業務の流れを見える化。

今まで紙ベースで管理していた申請書類をペーパーレス化させ、承認・決済スピードの迅速化し業務の効率化を目指すことが可能です。また、コラボフローは普段使っているExcelのフォームの見た目そのままに申請フォームを電子化することが可能です。これにより、申請書を標準化することができます。

セキュリティソフトの更新作業が浸透されず、社内PCのセキュリティ対策に不安を抱えているときに。

セキュリティソフトの更新が全くされておらず、セキュリティソフトとしての役割を果たしていない社員の方がいらっしゃるかもしれません。また、セキュリティソフトのライセンスの有効期限切れのまま使い続けている場合もあります。そんな状況にオススメのクラウドサービスとは。

クラウド型セキュリティサービス、ESETクラウドで社内のセキュリティを管理。

クラウド上で、社員のPCの状態を確認することができるようになることで、OSが最新の状態になっているのか。セキュリティソフトの状態は最新のものか。ライセンスの有効期限切れすることなく使い続けることができます。また、万が一社員のPCがウイルスに感染した場合、その情報を迅速にキャッチし、対応することができます。

現在の会社の現状や担当者の仕事の状況が把握できておらず、お客様の情報が属人化になってしまっているときに。

現在会社が抱える案件はどのくらいで、どのくらいの売上や売上見込みがあるのかを明確に把握できていなければ、現状と目標を比べることができません。また、担当者がもつお客様の情報が共有されていなければお客様の現状が把握できない状況に陥ります。これが情報の属人化となってしまいます。これを防ぐためにオススメのクラウドサービスとは。

kintone、プリザンターで情報共有を簡単に実施することができます。

上記のサービスは主にデータの蓄積、共有、分析をすることができます。顧客情報を元にweb上でコミュニケーションを取ることができたり、現在会社が抱えている案件情報などを共有し、そのデータを自社で必要な項目で図や表に変換することも可能となり現状から将来の売上対策に大いに役立ちます。

まとめ

今回、４つの活用シーンから活用できるクラウドサービスをご紹介しました。
どんなシーンにどんなクラウドサービスを活用するのか。活用するポイントを抑えて適切なクラウドサービスを自社で活用しましょう。

私たちは上記に記載したクラウドサービスをお客様へ提供することが可能です。
また、私たちは最後に紹介した【プリザンター】のパートナー企業です。プリザンターの導入、カスタマイズ及びクラウドやオンプレミスの環境構築を提供できます。
さらに、当社はBIフレームワーク「Sharperlight」により、プリザンターと連携したダッシュボード・レポート・自動処理・Excel連携を提供する事により、お客様のローコードDX環境構築を短期間で構築する事が可能です。
お気軽にお問い合わせください。

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