自治体DXを加速する次の一手 ── 今、注目のPleasanter

 多くの自治体でデジタルトランスフォーメーション（DX）が進められる中、依然としてExcelや紙に頼る業務が根強く残っています。
 こうした課題を解決する強力なツールとして、ご紹介したいのが、「Pleasanter（プリザンター）」です。Pleasanterは、ノーコードで柔軟に業務アプリを構築できるオープンソースのプラットフォームであり、現場主導での効率化を可能にします。なぜ今、多くの自治体がこのツールに注目しているのか、注目されている4つのポイントをご紹介します。

こういった課題を抱えていませんか？

 以下のお悩みは、実際に現場の方から挙がった意見の一部です。皆様の職場でも、同様の課題はありませんか？

・「ファイルが散在して最新版が分からない」
・「複数人で同時に編集できない」
・「過去の情報を探すのに時間がかかる」
・「回覧資料が途中で止まり、全員に共有されていない」
・「職員や関係者間で情報共有がうまくいかない」
・「異動の際の引き継ぎに毎年多くの時間を要する」
・「依頼した業務の進捗状況が分からない」

 1つ1つは小さい悩みかもしれませんが、放置され続けたり、積み重なったりすることで、現場の業務に深刻な影響を及ぼす可能性を秘めています。これらの課題は、職員の業務効率を損なうだけでなく、住民サービスの質の低下や、緊急時の迅速な対応の妨げにもつながります。

Pleasanterの魅力 4選

 では、Pleasanterがなぜ選ばれているのか―― その理由を紐解いていきましょう。

1. 「脱Excel・脱紙」で業務効率を飛躍的に向上

 Pleasanterの最大の特長は、分かりやすく直感的な操作性と視認性で、データの一元管理が可能な点です。従来のExcelや紙ベースの業務では難しかった情報の同時編集や一元管理、高度な検索機能がWebブラウザ上で実現されます。これにより、ファイルが散在する問題を解消し、誰もが最新情報にリアルタイムでアクセス可能になります。
 紙での申請や報告も、フォーム化することで入力ミスや転記作業を削減することが可能です。現場の抵抗感を最小限に抑えつつ、業務の効率化を実現できる点が大きな魅力です。

2. 災害・緊急時対応における情報共有の強さ

 地震・津波・大雨・噴火・山火事…　日本は災害の多い国であり、近年はさらに増加傾向にあります。さらに感染症により国内が大混乱したのも、まだ記憶に新しいところです。いざという時、各所から集まる膨大な情報をどう管理・共有するか、対策はできていますか？
 Pleasanterは、実際に新型コロナウイルスの感染者情報管理や、能登半島地震における被災状況共有などの対応で、活用された実績があります。刻々と変化する情報をリアルタイムに共有することで、対応の遅れを防ぐことができます。また、アクセス集中にも耐えられる設計で、災害時にも安定稼働した実績が高く評価されています。

3. 人事異動時のシステム部門対応の負荷軽減

 自治体では職員の異動が頻繁に発生しますが、その都度、システム部門に、IDやパスワードの設定変更などによる問い合わせが殺到し、大きな負担となっています。Pleasanterを使用すれば、ユーザー毎に柔軟なアクセス権限を設定でき、職員の所属部署や役割に合わせて権限グループを変更するだけで、スムーズな手続きが可能です。
 例えば、「A課の職員」や「B係の係長」といった権限グループを作成し、職員の所属や役職に合わせて割り当てるだけで、その人に合ったデータ・マニュアルのみを表示されるように設定できます。求める情報を自ら得ることができるので、システム部門への問い合わせが大幅に削減されることが見込まれます。

4. 要望を拾い上げるインシデント管理台帳としての活用

 住民から寄せられるご意見・ご要望、各部署から報告されるヒヤリハットや改善提案。これらの情報は、住民サービスを向上させるための貴重な財産です。Pleasanterを活用すれば、これらの情報を一元的に管理する「インシデント管理台帳」（業務上の出来事や課題を記録・管理する仕組み）を簡単に構築・運用できます。
 電話、メール、窓口などで寄せられた情報に対し、担当部署、対応状況、期限などを入力して一元管理します。対応の進捗はリアルタイムで共有されるため、「対応漏れ」「二重対応」を防ぎ、継続的な業務改善と住民満足度の向上につながります。

まとめ

 Pleasanterは、自治体業務の「見える化」「効率化」「標準化」を実現する強力なツールです。少人数向けのフリープランの設定もあり、導入のハードルも低いので、まずは一部業務から「スモールスタート」でその効果を実感してみてはいかがでしょうか。現場の業務を深く理解している職員自身の手で、業務改善を進められるPleasanterは、自治体DXを加速させる最適な一手となる可能性を秘めています。

 皆様の課題解決に寄り添い、ニーズに合ったご提案からアフターフォローまで、全力でサポートさせていただきます。まずはご相談からでも構いません。ぜひお気軽にご連絡ください。