今使っている顧客管理・販売管理を“見直す”という選択肢
新しいシステムを入れる前に。
顧客管理や販売管理に、何かしらのシステムやExcelはもう使っている。
それでも、
- 数字を出すのに時間がかかる
- 「これ誰が更新するんだっけ？」となる
- 忙しくなるほど、情報が追いつかなくなる
そんな違和感を感じる場面が、増えていませんか。
とはいえ、
- 新しいシステムを入れるのは大変そう
- 現場が混乱しそう
- 失敗したら戻せない気がする
そう思って、結局「このまま使い続ける」選択をしている会社も少なくありません。
この記事では、
システムを入れ替える前に、今使っている顧客管理・販売管理をどう捉え直せばいいのかその考え方を整理します。
無理に変えなくてもいい。
でも、何も考えずに放置するのは、あとで一番つらくなります。
1. 「このままでいいのかも？」と感じる瞬間
はっきりしたトラブルが起きていなくても、
次のような場面が増えてきたら、それは「仕組みを見直すタイミング」かもしれません。
・必要な数字がすぐに出てこない
売上や顧客数を聞かれても、
- Excelをいくつか開いて
- 担当者に確認して
- 手作業でまとめ直す
そんな流れになっていないでしょうか。
「出せないわけではないけれど、すぐ出ない」状態は、
現場にとってじわじわ負担になります。
・Excel、システム、紙が混在している
- 顧客情報はExcel
- 受注はシステム
- 履歴やメモは紙やメール
それぞれ理由があって始まったものでも、
全体像が見えなくなると管理が難しくなります。
・特定の人しか分からない
「それ○○さんしか分からないんですよね」
この一言が増えてきたら要注意です。
今は回っていても、
- 休みを取れない
- 引き継ぎができない
- 辞めたら困る
という状態になりがちです。
2. 「入れ替える」か「我慢する」しかないと思っていませんか？
多くの会社で、システムの話になると
選択肢が極端な二択になりがちです。
- 今のまま我慢する
- 思い切って全部入れ替える
でも実際には、その間にいくつもの段階があります。
よくある思い込み
- システム見直し＝高額
- 現場が振り回される
- 失敗したら元に戻れない
こうした不安があるのは自然です。
だからこそ、「何を変えるか」ではなく
「今、何が起きているか」を整理するところから始めることが大切です。
3. 既存システムを見直すときの3つの観点
ここでは、
ツールを変えるかどうかを決める前に整理しておきたい視点を紹介します。
ポイントは、
ツールの良し悪しではなく、
「今、どう使われているか」に目を向けることです。
観点①｜業務に合っているか
- 本当に必要な機能は使われているか
- 逆に、足りなくて困っていることは何か
導入当初は合っていても、
業務が変わればズレが出てくるのは普通です。
観点②｜運用できているか
- 誰が入力・更新しているか
- ルールは共有されているか
- 「とりあえず後で」が常態化していないか
ツール自体よりも、
運用の曖昧さが問題になっているケースは非常に多いです。
観点③｜今後も耐えられるか
- 人が増えたらどうなるか
- 業務量が増えたらどうなるか
- 会社の方針が変わったら対応できるか
「今ギリギリ回っている」は、
将来のリスクを含んでいるサインでもあります。
4. 「すぐに入れ替えない」という判断も、立派な改善
見直しをした結果、
- 今のシステムを使い続ける
- ルールや整理だけ先に進める
という結論になることもあります。
それは後ろ向きな判断ではありません。
- 何を変えないかが決まる
- 無駄な導入を避けられる
- 次に動くタイミングが見える
整理したからこそできる判断です。
5. 次の一手を考える
もし「このままでは厳しそう」と感じた場合でも、
いきなり大きく変える必要はありません。
例えば、
- 運用ルールだけを見直す
- 既存ツールの設定を整理する
- 小さな補助ツールを試してみる
小さく試して、合うかどうかを見るという進め方もあります。
ここで初めて、
「別の手段もあるかもしれない」と考えれば十分です。
まとめ｜決める前に整理する
- 動かない判断も一つ
- でも「考えずに放置」は一番つらくなる
- まずは状況を言葉にできる状態をつくる
それだけで、
「このまま使うのか」「何か手を打つのか」
判断のハードルは大きく下がります。
新しいシステムを入れるかどうかは、
その先で考えれば十分です。
「今の状態を整理したい」「どこが問題か分からない」
そんな段階のご相談でも大丈夫です。
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