今回は、2024年1月1日から義務化としてスタートする「電子帳簿保存法」をPleasanterで対応する方法についてご紹介します。
2022年1月1日～2023年12月31日までは猶予期間となりましたが、皆さんはもうすでに対策はしていますか？
電子帳簿保存法？難しそうで良く分からないから別に理解する必要ないよね？
うちの帳票は手書きだし、ネット販売もしていない！電子帳簿保存法？そんなの関係ない！
このような考えをお持ちではないですか？
2024年までに電子帳簿保存法への対策を行わずに、違反した場合「青色申告の承認取り消し」や「追徴課税や推進課税」、「会社法による過料」などのリスクが発生します。
影響する業務や関係者部署、担当者への運用検討からサービス選定にはある程度の期間がかかります。また、運用開始後の使用感などもチェックする必要があるため、ギリギリの対応を考えると、対応業者も対応できなくなってしまったり、余計に時間がかかる場合があります。
電子帳簿保存法は対象事業者すべてが対応しなければならない制度なので、今からの対応が必要です。
今回はPleasanterを活用して電子帳簿保存法に対応する方法をご紹介します！
電子帳簿を保存する際の保存要件
何を保存すればいいの？
電子メールなどで受け取った会計関係書類の原本をクラウド上で保存する必要があります。
どのように保存しておくの？
1.真実性の確保 ～改ざん防止処置～
・削除、訂正履歴の管理
・原本ファイルとしてのデータ保存（タイムスタンプの付与）
・取引先の明確化
2.可視化の確保～探せること・読めること～
・日付、金額、取引先を検索できる機能
・取引先の検索簿
・事務処理規定に記載した項目
このような保存要件を満たして、今後は会計関係書類を保存しなければいけません。
※さらに詳しくは下記、国税庁のHPでご確認ください。
Pleasanterを活用して電子帳簿保存法に対応する方法！
弊社でも実際に活用してる＆販売している電子帳簿保存法に対応したPleasanterをご紹介します。
まずは、Pleasanterで電子帳簿保存法の要件に満たすために取引先索引簿と電子帳簿の２つをプリザンター上で作成します。
Pleasanter(プリザンター)については下記をご覧ください。
取引先索引簿
Pleasanterで最も簡単に取引先の名簿を作成する方法は、テンプレートにある”顧客情報”から作成する方法が簡単に作成できます。しかし、テンプレートのままだと、自社で管理する項目が足りなかったりいらない項目などがあると思います。適所修正し、自社で管理する名簿を作成しましょう！
弊社で作成した取引先名簿です。Pleasanterで作成する際の項目を参考にしてください。
※実際のお客様情報が入っているため、モザイク加工をしています。
電子帳簿
会計書類を管理する電子帳簿を作成します。
Pleasanterのテンプレートから記録テーブルを選択し、タイトルをつけて作成します。
取引先名簿と同じようにエディタから各項目を編集し作成します。
私たちは以下のように作成しました。
実際の取引先の情報が入っているので、モザイク加工しておりますが項目等を参考にしてPleasanterで電子帳簿を作成してみてください！
注目してほしい項目！
特にご覧いただきたい項目が「文書種別」「受信種別」「状態」です。
文書種別
文書種別は選択肢に「会計諸表」「請求書」「領収書」「その他」などの選択肢が設定させています。
どの文書が保管されているのか一覧表ですぐに判別できます。
受信種別
この項目は、管理したい書類をPleasanterへアップロードする際に自動で受信種別が記入されその後は変更ができなくなります。
受信種別の項目としては、「手入力」と「複合機送信」があります。
手入力は新規作成から、自分で添付資料をアップロードを行った場合に適用されます。
複合機送信は、文字どおり複合機やスキャナーから送信された場合に適用されます。
状態
状態は選択肢に「完了」「未チェック」「削除」などの選択肢が設定されています。
一度登録された書類は、簡単に内容の変更や削除ができないように設定しているので、状態から削除設定を行います。
スキャナーや複合機とPleasanterの連携方法は？
スキャナーや複合機からPleasanterへ自動で書類を取り込む仕組みは、弊社で取り扱いしている「sharpealight(シャーパーライト)」を連携することにより実現しています。
「Pleasanter(プリザンター)」と「sharpealight(シャーパーライト)」の連携はこちらから
お問い合わせいただければオンラインでご紹介させていただきます。
電子帳簿保存法の対応は私たちシステムエンジニアリングにお任せください！
私たち株式会社システムエンジニアリングは、Pleasanter公式パートナーです。
Pleasanterの構築やサポートやプライベートクラウドへのPleasanter構築、自社環境への設置、利用者への教育など幅広い範囲でサポートさせていただきます。
また、Pleasanterで困ったとき気軽に質問できる【Pleasanterフリーサポートサイト】を弊社で開設しております。Pleasanterで困ったときや質問先でお悩みの方は、ぜひ弊社のフリーサポートサイトを登録して、なんでもご質問ください！
【Pleasanterフリーサポートサイト】のご登録はこちらから
以上、Pleasanterを活用して「電子帳簿保存法」に対応する方法！でした。