Excelで顧客管理していると起きる5つの問題とその限界
「Excelで顧客リストを管理しているけれど、使いづらさを感じていませんか？
ファイルが肥大化し、最新版がどれか分からない…
でも、システム導入の方法もわからない。
多くの中小企業がこの状況に直面しています。」
本記事はこんな方におすすめ
- Excelで顧客情報を管理しているが、更新・共有で混乱している
- 顧客対応の履歴が部署ごとにバラバラ
- そろそろ限界を感じているが、システム導入に踏み切れない
1. ファイル共有の問題：同時編集の限界
Excelファイルを複数人で扱うと、
「誰が最新？」「上書きされた！」といった混乱が起きます。
特に社内サーバやメール添付で運用している場合、
“同時編集できない”というExcelの構造的な制約がボトルネックになります。
「同時に開けない」「保存に失敗した」など、
1日に何度も止まる小さなトラブルが積み重なる。
Excelというツールの性質上、誰が使っても同じ壁にぶつかります。
2. データ肥大化の問題：動作が不安定に
顧客数が増えると、Excelの処理は徐々に重くなります。
数万件を超えると、関数の再計算やフィルターでさえ数秒待ちになることも。
また、PCスペックやExcelバージョンの違いによって動作速度が変わるため、
「Aさんのパソコンでは開くけどBさんのでは開かない」という状況が発生します。
「組織的なデータ運用」には設計上向いていません。
3. 情報分散の問題：顧客の全体像が見えない
営業・サポート・経理など、部門ごとに別のExcelで顧客を管理しているケースも多く見られます。
結果、顧客情報が分散し、「全体像」が見えなくなります。
- 営業は取引履歴を見ている
- サポートは問い合わせ履歴を見ている
- 経理は請求情報を見ている
顧客からも「情報が共有されていない」と感じられ、信頼低下につながることもあります。
4. 更新履歴の問題：変更点が追えない
Excelでは、更新履歴を自動で残す仕組みがありません。
コメントや日付セルで工夫する方法もありますが、手作業ゆえ限界があります。
ファイルの更新履歴を手動で追うのは、
規模が大きくなるほど現実的ではありません。
「どこを誰が触ったのか把握できないので、関数が複雑になるほど怖くて触れない」
5. 属人化の問題：人に依存する仕組み
Excelファイルは、その作成者のロジックや関数構造を理解しないとメンテナンスができません。
つまり、作った人が異動・退職した瞬間に“ブラックボックス化”してしまいます。
さらに、担当者によって記入方法や表記ゆれ（例：㈱と（株）など）が異なるため、
統計分析やリスト抽出が難しくなります。
6. 次の一歩：小さく始めて“仕組み”を育てる
Excelが悪いわけではありません。
むしろ、最初の顧客管理ツールとしては非常に優れています。
問題は「限界を迎えたとき、どう移行していくか」です。
まずは、
- 顧客情報（一覧）
- 履歴（対応記録）
- 担当者共有（アクセス権）
といった要素を分けるだけでも、運用の透明性は一気に上がります。
小さく始めて、確実に回る仕組みを育てていくことが大切です。
この段階で、Excelでの運用に対する混乱や属人化を軽減し、
チーム全体で“管理のルール”を共有できる状態を作ることがゴールです。
7. まとめ：Excelの限界は“成長のサイン”
Excelで顧客管理が回らなくなったとき──
それは「会社の顧客情報が資産レベルに達した」サインです。
6章で紹介したように、小さく始めて仕組みを整えることで、
共有・履歴・分析がスムーズに行える環境が整います。
このステップを踏むことで、いざ本格的なCRMや次のステージの仕組み導入に移行する準備が自然に整うのです。
無理にExcelで抱え込まず、次のステップへの準備を進めましょう。
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