会議の前日は情報収集・資料作成に奔走していませんか？
進捗や定例会議の前日、管理者の方々は資料作成などの準備に追われる事が多いのではないでしょうか。
特に、報告資料には最新の進捗状況などを記載する必用があるため、集計や取りまとめに時間が掛かる場合が多いです。
また、報告資料の作成に取り掛かる際に、資料に記載する情報が最新化されておらず、メンバーに状況を聞いて回る事もあるのではないでしょうか。
その結果、資料作成に多くの時間がとられてしまいます。
会議の準備を不要にする方法とは
会議の準備を行うには、情報の収集、分析、資料の作成（フォーマットにデータを転記）、印刷といったさまざまな作業が必要です。これはペーパーで会議を行う事を前提にしたやり方です。
もし、会議に必要な情報が常に最新化されていて、画面上でリアルタイムな分析ができるとしたらどうでしょうか。
会議前の準備作業がほとんど不要になります。
こうしたペーパーレスを前提とした会議を実現できるのが「プリザンター」の特徴です。
進捗状況の督促は不要
プリザンターは「日常的に快適に使えるツール」をコンセプトに開発しており、特にコミュニケーション機能が充実しています。単なる進捗報告ツールではないため、プロジェクトメンバーの生のやり取りを自然に記録/蓄積出来ます。例えば以下のような機能があります。
長文もラクラク記載できるコメント機能
メールのような長文もコメント欄にコピー&ペーストで簡単に収めることが出来ます。
コメントは一覧表にも表示することが出来ます。
コメントが長い場合は自動調整して表示されますが、カーソルを合わせることで詳細を確認することが出来ます。
進捗状況などの数字もカンタンに入力可能
作業量や進捗率もカンタンに入力することが出来ます。
また、一覧表では進捗状況などの現状把握に必要なデータとコメントなどのコミュニケーション情報が同時に表示され、確認することが出来ます。
進捗状況の情報だけでなくコミュニケーション情報が紐づくことで、作業の遅延や問題が発生した場合にメンバーに聞いて回らなくてもコメントの記載があれば、経緯がすぐに把握できます。
議事録はホワイトボードの写真を保存する
会議で合意した事項は議事録にまとめることが多いかもしれませんが、文字を起こす作業は時間がかかります。
プリザンターを使えば写真をコピー＆ペーストで貼付けることができるので、ホワイトボードの写真を議事録として使うことで大幅な時間短縮も可能です。
条件に応じた外部ツールへの自動通知
指定した条件に従い自動通知を行うことが出来ます。
この機能を使うことで連絡作業の簡略化と同時に情報の伝え忘れを防ぐことが出来ます。
また、通知の方法は、Slack、ChatWork、メール、LINE、Teamsなどから選ぶことが出来ます。
メールをタスクに紐付けて管理
レコードの編集画面からメールを送ることも出来ます。
送信したメールはレコードの編集画面に残りますので、タスクに関連してどの様なやり取りが行われているのかすぐに把握することが出来ます。
また、送信したメール本文は全文検索の対象になりますので、瞬時に調べられることが出来ます
まとめ
プリザンターには会議で役立つ様々な機能があるので、今まで多くの時間がかかっていた情報整理の時間を短時間で終えることができます。
昔から続く紙文化をいきなり変えることは難しいですが、ペーパーレスに取り組むことで生産性を上げることが出来ます。「プリザンター」を活用してさらなる生産性向上に取り組んでみませんか。
今回のアニメーション動画はデモ画面で作成したものですので、情報が古い場合があります。
最新版のプリザンターを試用してみたい。まずは無料で触ってみたい方は下記の問い合わせフォームから”デモ希望”とメッセージしてください。
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