急なトラブルにも困らない！情報の蓄積に必須なITツールをご紹介

システムを活用して仕事を効率用よく進める現場において素早くトラブルを解決するために日頃のお客様の情報共有は欠かせません。お客様の現状、購入したサービスや導入したシステム、どのような製品を販売しているのかなど共有するべき情報は多種多様です。

この必要な情報はどんな内容で、どんなシーンで必要かなど使う企業が簡単に設定でき、使いながらのカスタマイズが安易なITツールが【Pleasanter（プリザンター）】です。

お客様の情報を「記録」と「共有」

お客様の情報管理を行うには、様々な準備作業が必要です。こうした準備のための専任体制があればよいのですが、多くの場合、現場の業務を行いながら空いた時間で取り組むことになると思います。

この「記録」と「共有」がきちんとできている会社ではトラブルの解決が迅速に行えるだけでなく、トラブルの未然防止や顧客満足度の向上といった効果も目指すことも可能です。

しかし、常に多忙を極める現場でお客様の情報の「記録」と「共有」について、疎かになってしまうことがあります。その原因の一つは情報を管理するツールが原因の可能性があります。

ツールを導入していても、現場の求めるレスポンスに満たないことや現場の運用方法の変化に対応できないことがあります。

その結果、作業効率化を目的としたツールが大きな穴を生み出し、結果的に情報の入力の必要性が失われてしまいます。この状態では「記録」と「共有」を十分に実施できる環境は構築できません。

多忙な現場の求めるスピードに答える情報共有ツール

お客様の「記録」と「共有」をしっかりと行える環境を作るためにも、ITツールは「現場の求める使いやすさ」と「変化に柔軟に対応できる」ことが重要です。

その手助けができるITツールの１つとして「プリザンター」をご紹介します。
ツールを使う人が快適に操作できると同時に、様々な現場の運用方法に対応できるような柔軟性を備えています。

スムーズなお客様情報の記録

プリザンターは画面の切り替えが高速に動作するため、記録するときにストレス無く入力することができます。また、問題発生時に担当者間のコメントとして記録することができます。

これらの情報は一覧表形式で確認することができ、コメントが長文になる場合は、表示幅が自動調整されて表示されますが、マウスオーバーすることで、広げて確認することができます。他のお客様の情報を素早く確認するときにオススメです。

画面コピーなどの画像の記録

プリザンターなら共有したい内容を文字で記録するだけでなくスクリーンショットやホワイトボードの内容などを即座に記録する事ができます。画像の保存は面倒なので後回しになりがちですが、プリザンターであればコピー＆ペーストだけで画像の記録が行えます。

情報を更新したタイミングでSlackやChatWorkに自動通知

インシデントを記録したタイミングで、SlackやChatWork、メールに通知を行うことができます。情報共有のミスを無くして、チームで素早くトラブル対応を行うことができます。

また、指定した条件で通知を送ることも可能です。例えば、重大トラブル発生時は上長宛に通知をするといった設定を行うこともできます。

ワンクリックで情報の集計

データを一覧表の形式からワンクリックでクロス集計や時系列チャート、かんばん等のチャートに切り替えることができます。

問題発生の件数集計や対応状況、現在対応している担当者など様々な角度でデータをリアルタイムで可視化することができるため、問題発生の原因究明が快適になります。

ノンプログラミングでカスタマイズ

お客様の情報を記録するためのテーブルは、ノンプログラミングでカスタマイズすることができます。一覧表の表示やデータの入力項目、通知や計算式など必要な機能をプログラミングせずに利用者自身で変更することができます。

実際に運用を始めると、お客様の情報に紐づけしたい分類や発生原因などの項目が見つかることがありますが、運用しながら柔軟に対応することができます。

まとめ

今回はお客様の急なトラブルに素早く対応するために日頃からの社内での情報共有するためのITツールとして活用できるプリザンターをご紹介しました。

現場でお客様と直接やり取りする担当者の情報をリアルタイムに共有し、急なお客様のトラブルにも素早く対応できる社内環境が必要です。情報を入力する担当者が運用しながらのカスタマイズも安易に可能です。

ぜひ現場の担当者が進んで情報を入力する環境を作り情報の共有化がしやすいITツールを活用してください。様々なシーンで活用できる「プリザンター」をあなたも利用してみませんか？

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