この記事をご覧の皆さんは、「現在の業務を効率化させたい」「コストの削減を実現したい」「さらなる生産性の向上を実現したい」と考え様々情報収集しているかと思います。
今回はそんな方に、ITツールを活用して業務の効率化を実現する方法をご紹介します！
オススメのITツールもあわせてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
ITツールを会社で活用するまでの流れ、必要な事
ITツールを導入する際導入担当者は様々な仕事があります。導入までの流れを以下に記載しますので参考にしてください。
まずは、自社の状況を把握することが必要
まずは自社の状況を把握することが必要です。
・なぜITツールを導入するのか。
・導入する目的。
・導入を考える部署はどこか。
・自社の現状から目標設定
・問題点の洗い出し。
・導入後の必要な結果。
ITツールを導入する際には、上記のような様々な視点や角度から自社の状況を把握しなければいけません。
誤った状況判断や見方をしてしまうと、導入後、実際の作業者に活用されなかったり使ってもらえないことにより、「使えないツール」になる可能性もあります。
外部から業務コストの削減ポイントや業務の効率化が可能なポイントなどの助言をもらうことも一つの方法です。自分では気づけない視点からアドバイスもらえる可能性があります。
自社の課題を解決できるITツールの選定
自社の状況を把握した後は、現状と理想のギャップ ＝問題を把握し、その問題を解決できるITツールを選定します。
もちろん、ITツールで全ての問題が解決できるとは限りませんが、「一部の部署で業務コストがかかり過ぎているのでITツールを活用して、業務改善できないか」「新規の顧客が増えてきたので顧客管理ツールで入出金の状態を簡単に把握したい」など実現したいことを明確にし、ITツールでできることできないことをしっかり把握して導入することが大切です。
導入後の業務フローや運用ルールの制定
ITツールの導入後は、詳しい業務手順や使用する際のルールなどを事前に決めなければ、担当者それぞれが自由に入出力を行うことにつながり、一つのツールを使っているはずがExcelファイルの乱立などにより使いずらいシステムと社員に判断され、どんどん使われなくなってしまう可能性があります。
ですので、入出力の方法やフォーマットの指定、使用マニュアルの作成などが必要です。
業務効率化への険しい道のり
このような多くの手続きを実施しなければいけないので、業務効率化までの道のりは過酷です。
非IT部門の方やITツールの知識が無い方がITの導入を進めることはとても大変だと思います。
企業で導入担当を行っている方は、任命されて導入作業を行っている人がほとんどで、導入作業以外にも多くの仕事を担当していると思います。
そんなときに導入作業に費やす時間はあるのでしょうか？
また、自社に合う、適切なITツールの選定基準など、しっかり選定できるのでしょうか？
ITツールの活用で生産効の向上や業務コスト削減などの働き方改革は近年では必要不可欠です。
ですので、導入の際にはITツールの販売や紹介、サポートを行っているIT専門家へ依頼する方法も１つの手段です。
また、IT導入補助金を活用してITツールの導入により通常と比べると費用を抑えて導入が可能になるかもしれません！
ITツールで業務改善するなら「Pleasanter(プリザンター)」がおすすめ
弊社は、Pleasanter公式パートナーです。Pleasanterのご紹介から販売、販売後のサポート全てお任せください！
また、Pleasanter以外のクラウドサービスやローコード/ノーコードツールなど御社に適したITツールをご紹介できます！
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以上、ITツールを活用して業務の効率化を実現する方法を解説！でした。
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