お客様の大切な情報をExcelで管理、共有している会社は多いのではないでしょうか。
「office」ソフトは、会社のPCには必ずと言ってもいいほど導入されているソフトですが、情報共有ツールとして利用する場合、以下のような問題が発生する場合があります。
・やっとファイルを見つけたけど本当にこれが最新版か分からない。
・ファイルがいつの間にか更新されて、誰がいつ更新したのか分からない。
・入力するファイルごとに複数ファイルが存在するため、どの情報が必要な情報と関連しているのか分からない。
・どのファイルに必要な情報が入っているのか、必要なファイルがなかなか見つからない。
このような問題が発生し、Excelでの情報管理に限界を感じている方が多いのではないでしょうか。
そんな方に私たちがおススメするITツールが「Pleasanter（プリザンター）」です。
プリザンターは、データを格納するテーブルをWeb上で簡単に作成できExcelのように手軽に使えるサービスです。
動作が軽く、汎用性が高いため、日常的なコミュニケーションも円滑です。エクセルなどの汎用ツールではやりにくかった、多人数による頻繁な更新、バージョン管理、横断的なキーワード検索、自動的な更新通知といった様々な機能を備えています。
私たちがおススメするプリザンターについて詳しくはこちらから
kintoneみたいに使える？Pleasanter(プリザンター)とは？
「Pleasanter(プリザンター)」とは？どんなことができるのか？解説します！
お客様の大切な情報管理に最適！プリザンターでできること
Excelを利用するメリットや利便性などは言うまでもなくたくさんあります。ですが、上記で上げたように情報共有など、どんなシーンでもExcelが使えるとは限りません。そんなExcelの不得意な部分やできないことをどのようにしてカバーするのか、できることをご紹介します。
他の人が更新作業を終わるまで待つ必要はありません！
同時に複数の人が接続して、情報の更新作業を行うことができます。Excelのような待ち時間は不要なため、リアルタイムに素早く更新作業が行えます。
写真やイラスト、オートシェイプも簡単に共有できます
Excelと同じように写真やイラストを張り付けて簡単に共有することができます。撮影した写真や図面などをそのまま情報共有したり、Excelで作成した図形などのオートシェイプも共有することでより具体的な情報共有が可能となります。
自動的な更新履歴のバージョン管理
情報の更新時に自動で更新履歴が作成されるため、どれが最新の情報なのか意識せずに情報の更新が可能になります。Excelでは更新履歴を管理する場合は、ファイル単位の管理でしたが、プリザンターは情報を格納するレコード１件ずつに更新履歴を残すことができます。いつ誰がどの情報を更新したのか経緯を振り返りたい場合に、より細かい情報を確認することができます。
また、更新履歴をもとに時系列チャートとして情報を見える化が可能です。これによりExcelでは大変だった売上推移なども詳細に分析することができます。
SlackやChatWork、メールアドレスなどへの自動通知
情報を更新したタイミングで、SlackやChatWork、メールアドレスなどへの自動通知を行うことができます。必要に応じて、情報が欲しい人へ即時に共有されるため、情報の伝え忘れを防ぐことができます。また、指定した条件に応じて通知を行うこともできます。
テーブルを結合して、関連する情報をリンクさせることができます
Excelでは、ファイル単位でしか関連する情報が表示できませんが、プリザンターはテーブル同士を結合して関連する情報を表示させることができます。レコード画面の下に関連された情報が一覧として表示され、クリックすると関連する情報が入力されているレコードに移動します。
横断検索で目的の情報を一瞬で見つける
複数のテーブルで管理している情報を横断的に検索することができます。Excelのように、ファイルを１つずつ開いて情報を検索する必要はありません。アクセス権のないデータは検索にヒットしないためユーザーに関係性の高いデータが素早く見つかります。
ノンプログラミングでお客様の情報を管理するテーブルを簡単に作成できます
データの入力項目の設定や一覧画面の表示変更を変更する際は、プログラミング不要で直感的な操作だけで変更可能です。また、情報が追加、更新された時に通知を飛ばしたり、お客さんの購買件数を集計するなど様々なカスタマイズがマウス操作で行えることができます。
まとめ
以上が、Excelではできないけれど、ITツールを活用することにより情報共有の円滑化を行うことで、業務の効率化が実現できるのではないでしょうか。
脱Excelではなく、Excelの苦手な作業やできないことをITツールを活用してどのようにカバーするのかを考えて業務の効率化や改善を進めてみませんか。
以上、お客様の情報をITツールで簡単共有！Excelからのステップアップにチャレンジ！でした。