御社に必要なITツールとは、どんなものが必要なのか。
また、ITツールを使えばどんな仕事が効率化できるのか解説します。
企業によって違いはありますが、主に下記の管理業務が発生していると思います。
・営業管理
・販売管理
・購買・在庫管理
・申請書管理
・会計・財務関係管理
この仕事を効率化させるために、どんなITツールが存在し、どんなITツールの導入を考えるべきか解説します。
現在、ほとんどの仕事でITを活用でき、仕事を効率良くすることが出来るので活用しない手はありません。
１.営業管理
営業の情報を社内でしっかり共有するためにITツールの活用がオススメです。
営業の仕事情報が社内で共有されていないと、部下の仕事の状況が分からず上司は仕事のサポートができず、お客様にとって必要な提案につながらない可能性もあります。
お客様のために営業担当が自己的に仕事の情報を共有することはとても重要です。
そのための環境作りを会社内で進めて行きましょう。
導入を考えるべきITツール
・営業情報管理ツール
・顧客情報管理ツール
・SFAツール など
２.販売管理
商品をいつ誰にどのくらい販売して、現在どのくらいあるかなど商品を販売する流れを管理したものを販売管理といいます。
商品やサービスを販売する会社では独自のシステムや手法で販売管理を行っていると思います。
Excelで管理していたり、手書きの書類で管理しているなど会社により様々です。
ですが、本当にそのやり方があっているのか見直すタイミングを逃していませんか？
現在、つかっている販売管理よりも使いやすいツールが販売されているかもしれません。
導入を考えるべきITツール
・販売管理システム
・クラウド販売管理 など
３.購買・在庫管理
仕事で使う機器や仕入れた商品を紙やExcelで管理している場合、情報を共有する際に不都合が発生する場合があります。
社内にある備品や在庫どのくらい保管されているか、お客様にどれだけ提供できるかなどの社内情報をExcelで担当者しか把握できていないと外出中の営業マンが、などの判断に時間がかかり機会損失につながる可能性もあります。その問題を防ぐために、誰でも場所に縛られずデータを確認、共有できる環境が社内には必要です。
導入を考えるべきITツール
・備品管理ツール
・商品在庫管理ツール など
４.申請書管理
企業においては出張申請、押印依頼書、起案書、購入伺など様々な申請業務であふれています。
この申請業務を紙で行っていると、決裁者が不在の場合、なかなか申請書類が戻ってこない。紛失してしまった。などいろいろな不都合が起こりかねません。
こんなときもITツールを活用して、申請業務をデータ上でやり取りすることができることにより、決裁者はいつでもどこでも決済することができたり、書類の紛失防止や書類の管理をデータ上で行えます。
導入を考えるべきITツール
・申請管理ツール
・ワークフローツール など
５.会計、財務管理
社員に支払う給与の計算、残業、有給、各種休暇などの集計に会社に適したシステムを使っていますか？
自社に適していない、合っていないシステムを使っていると集計に時間がかかり、余計な仕事の手間が発生してしまう可能性があります。
その為に会社に必要な機能等を精査して導入しなければいけません。
導入を考えるべきITツール
・給与管理ツール
・財務管理システム など
まとめ
あらゆる仕事がクラウドで便利に処理できるようになったことで、「分からないから使わない」「どのシステムを使えば良いのか分からない」の考えでITを使っていなければ、お客様を満足させることはできません。その結果、お客様が離れていく可能性もあります。そうなる前にIT技術をいち早く使いお客様と社員のために役立て、仕事改革をしましょう。
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