バラバラな情報を簡単に管理する方法!成功する会社の情報共有とは

あなたに必要なITツール

今回は、皆さんが抱えているであろう社内の仕事に関する情報共有がなかなかできない問題についての解決方法をご紹介。担当者がそれぞれExcelで管理しているバラバラなお客様の情報や仕事の情報を簡単に集約し、一元管理する方法をお伝えします。

皆さんが抱える下記のような悩みをどうやって解決するのか。解決方法をご紹介します。

こんな悩み無いですか?

・担当者それぞれがお客様の情報を管理しているので、お客様情報が社内で共有されていない。
・社員の仕事の状況が把握できづ進捗状況が把握できていない。
・共有している情報がリアルタイムで共有できない
・会社が抱えている案件情報を社員が把握できていない。

今回は、こんな悩みを解決する方法をお伝えします。

バラバラに管理している仕事の情報を一つにまとめる方法とは

バラバラな情報を1つに集約して、必要な情報を必要とするときに素早く取得できる方法をご紹介。

情報を円滑に共有することができるツールやサービスを活用!

近年ではクラウドサービスやローコード開発ツールの普及によりペーパーレスやシステム、ツールの導入を中小企業や小規模企業こそ活用して人材不足の解消や業務コストの削減を目指す活動を行わなければならない時代に突入しています。

情報共有に最適なツールやサービスを導入して、社内のだれもが情報を入力、観覧、抽出できる環境を社内で作ることが必要です。

共有できる環境を作ることで、仕事や業務に必要なデータを自分達で自ら情報共有できる会社の環境ができあがり、社内の情報が欲しい管理者や経営者が必要とするときにいつでも確認することが可能になります。

必要な情報を簡単に入力、蓄積できるツール

皆さんが知っている有名なサービスの1つとして、「kintone(キントーン)」があげられます。キントーンは利用する人が、情報を蓄積する「アプリ」をノーコードで簡単に作成しデータを入力する多種多様なアプリを作成することができるサービスです。

このキーントーンは簡単にアプリを作成することができますが、アプリ間の連携や帳票印刷に外部のプラグインが必要になったり、ある程度の知識が必要になる場合があります。

そんな場合に、時間をかけて自分達で問題を解決するのか、お金をかけて自分達の問題を解決してもらうのか選択しなければなりません。

どのようにサービスを利用するのか使用する前にしっかり選定しなければ費用が多くかかる場合もあります。

ITやシステムの知識が無く自社に必要なツールやシステムを導入する際には、専門知識を持つIT会社やクラウドサービス提供会社への依頼も検討しましょう。

自分達で導入、設置や構築など全てやる場合に比べて、費用は掛かりますがシステムの選定や保守にかかる業務コストを削減できるメリットがあるので、費用をかけてまでしっかり取り組むべき会社の改善点がある場合、信頼できるIT専門家に依頼することもオススメです。

クラウドサービスの活用で情報共有の円滑化!業務改善に役立ちます。

私たちがおススメする方法、上記でも紹介したツールやサービスを使った「クラウド」での情報管理の方法です。インターネット上で情報を管理することによりいつでもどこでも情報を確認することができます。

さらに、社内で共有できるファイルサーバーを設置していない会社でも初期費用がほとんどかからずサービスを手軽に利用することができます。

キントーンのようにデータを保管しながら様々なシーンで活用できる「アプリ」を作成し、情報が必要なシーンに合わせて情報の管理が必要です。

現在、情報共有に適したツールやサービスが多種多様に存在します。その中でも私たちがおすすめするツールをご紹介します。

私達がおススメする情報の共有が誰でも手軽にできるITツールとは

このツールは、データを保管することができる「テーブル」を誰でも簡単に作成できます。
また、機能制限や3ユーザーまでの利用に限りますが、期限無く無料で利用できることもメリットの1つです。

まずは、少人数で自社に合う使い方や活用方法を模索し、徐々に社内へ浸透させることが時間の縛りなく可能です。

また、キントーンは必要に応じて一覧画面を印刷する帳票プラグインや複数のアプリデータを集計してグラフとして表示させることができづ使用状況に応じて複数の外部連携プラグインが必要になり、連携や管理の業務コストが発生する可能性もあります。

さらに1ユーザーごとに利用料が発生し、最低5ユーザーからの利用など制限があります。

そこで、弊社が提供する「プリザンター」と「シャーパーライト」をシステム連携して利用することで、PDF/Excel/Wordレポートの帳票出力やメールでの送信機能や複数テーブルに保管されているデータを集計したデータの表示やグラフ表示、決められた時刻や日時に自動処理など便利な機能が手軽に活用できます。

まとめ

今回は、バラバラな情報を1つに集約して、情報共有を円滑にし仕事の効率化を目指すことができる方法をご紹介しました。あなたの会社に必要なツールを活用して、情報を共有することは会社や社員にとってメリットを得られる場合が多いです。

経営者や管理者がそのことに気づいて会社の全体にメリットをもたらすツールやシステムを探し導入することが大切です。

どのツールやシステム、サービスが良いのか分からない。そんな方は弊社にお任せください。

弊社が御社に最適なツールやシステム、サービスを選定から導入、サポートまで行います。
ぜひお気軽にお問い合わせください。

どんなシーンでも手軽に使えるプリザンターの情報はこちらから。

以上、バラバラな情報を簡単に管理する方法!成功する会社の情報共有とはでした。

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